Controlar o fluxo de caixa da loja de informática é uma tarefa desafiadora, não é? Na verdade, as dificuldades financeiras representam o principal motivo do fracasso das pequenas empresas – incluindo empresas que estão no caminho para a lucratividade de longo prazo.
A lógica é bem clara: é preciso que exista dinheiro em caixa para financiar as atividades da empresa. Se isso não acontecer, será impossível pagar os funcionários, fazer pedidos a fornecedores ou executar ações de marketing – o que afeta os resultados que poderiam ser alcançados.
Mas como controlar o fluxo de caixa da sua loja de informática? Confira neste artigo!
O que é gerenciamento de fluxo de caixa?
Então, o que é exatamente gerenciamento de fluxo de caixa? O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro que entra e sai de uma empresa. Um fluxo de caixa positivo é mais dinheiro entrando do que saindo, e um fluxo de caixa negativo é menos dinheiro entrando do que a empresa precisa para cobrir as despesas.
Para calcular o fluxo de caixa, uma empresa toma nota do dinheiro disponível no início e no final de um período específico. Esse período pode ser de uma semana, um mês ou um semestre. O negócio terá um fluxo de caixa positivo se houver mais na conta no final do período do que quando o período começou, e terá um fluxo de caixa negativo se houver menos caixa no final.
Saber como controlar o fluxo de caixa é uma das melhores coisas que você pode fazer pela sua loja de informática. Não apenas isso, é uma habilidade que você pode transportar para outros empreendimentos, bem como para suas finanças pessoais.
A diferença entre fluxo de caixa e lucratividade
Fluxo de caixa não é o mesmo que lucratividade. Uma empresa lucrativa ainda pode não conseguir pagar suas contas. Da mesma forma, só porque uma empresa está cumprindo com todas as suas obrigações financeiras, não significa que seja lucrativa.
O lucro é um termo básico de contabilidade que realmente existe apenas no papel. Medir o lucro é uma maneira particular de olhar para uma empresa. Não diz muito sobre como o negócio está indo no dia a dia.
Como calcular o lucro?
A primeira etapa para calcular o lucro é pegar sua receita total e, em seguida, subtrair o custo dos produtos vendidos. A diferença é seu lucro bruto.
Receita – custo das mercadorias vendidas = lucro bruto
Por exemplo, se você vendeu R$ 100.000 em produtos e esses produtos custaram R$ 50.000, seu lucro bruto seria $ 50.000.
• Receita: R$ 100.000
• Custo dos bens vendidos: (R$ 50.000)
• Lucro bruto: R$ 50.000
Claro, você provavelmente teria outras despesas além da compra dos produtos. Por exemplo, você pode ter gastado com o aluguel de um depósito para estocar os produtos e tenha veiculado alguns anúncios para obter mais vendas. Essas despesas são chamadas de despesas operacionais e são subtraídas de seu lucro bruto.
As despesas operacionais incluem a maioria dos custos que não se conectam diretamente ao que você vende – coisas como aluguel, equipamento, folha de pagamento e marketing.
A segunda etapa é subtrair as despesas operacionais do lucro bruto. A diferença é o lucro líquido.
Lucro bruto – despesas operacionais = lucro líquido
• Receita: R$ 100.000
• Custo dos bens vendidos: (R$ 50.000)
• Lucro bruto: R$ 50.000
• Despesas operacionais: (R$ 35.000)
• Lucro líquido: R$ 15.000
Se o seu lucro líquido for um número positivo, você ganhou dinheiro. Se for um número negativo, você perdeu dinheiro.
O “problema” com o lucro
Em relação ao controle do fluxo de caixa de pequenas empresas, o problema com as declarações de renda é que elas não mostram todo o seu negócio. Faltam algumas informações essenciais:
1. Reembolso de dívidas. Se você tiver algum empréstimo comercial ou outro capital inicial para pagar, ele não aparecerá aqui. Apenas os juros sobre esses empréstimos são incluídos no resultado, embora o pagamento de dívidas possa consumir muito dinheiro.
2. Pagamentos de equipamentos. Da mesma forma, se você fizer uma compra significativa de equipamento, o custo total não aparecerá nesta seção. Em vez disso, esse custo será distribuído ao longo da vida útil do equipamento. Se você gastar R$ 100.000 em novos equipamentos que devem durar 10 anos, sua declaração mostrará uma despesa de R$ 10.000 / ano por 10 anos, mesmo que você tenha que pagar tudo adiantado.
3. Impostos. Observe que seu lucro líquido não é tributado neste momento, o que significa que ele diminuirá ainda mais. Mesmo se todo o seu lucro estiver disponível em dinheiro, você não poderá sair e gastar tudo em um só lugar.
4. Dinheiro recebido. Finalmente, a contabilidade registra a receita mesmo que você ainda não tenha recebido o dinheiro. No papel, você pode ter R$ 200.000 em vendas, mas se ninguém o pagou ainda, você ainda terá dificuldade em pagar suas contas.
Por que controlar o fluxo de caixa é importante?
Se a lucratividade não é o melhor dado para utilizar no dia a dia, como saber as reais condições financeiras da sua loja de informática? O segredo está em controlar o fluxo de caixa.
Veja os principais benefícios desse exercício:
1. Preveja deficiências
O primeiro e mais óbvio benefício de controlar o fluxo de caixa é saber com antecedência quando você terá deficiências. Não descubra que você não pode pagar o aluguel após o cheque ser devolvido. Com um bom sistema implantado, você pode prever falhas semanas, às vezes até meses antes do tempo, o que lhe dá tempo para elaborar um plano.
2. Reduza o estresse
Acredite ou não, o gerenciamento do fluxo de caixa irá aliviar muito o estresse. Grande parte da ansiedade que os empreendedores experimentam em relação ao pagamento de contas vem de não saber o que está acontecendo e de se preocupar se as coisas vão funcionar ou não.
É muito melhor saber o que está por vir, mesmo que as perspectivas não sejam boas. Quando você souber onde está, você se sentirá preparado. Mais importante, você estará pronto para lidar com isso.
3. Saiba quando crescer
Quando você está gerenciando o fluxo de caixa, sabe exatamente quanto dinheiro tem para gastar no crescimento da sua loja de informática. Só porque você tem R$ 20.000 no banco, não significa que você pode gastá-los. Você pode precisar dele para pagar despesas futuras. Ao observar seu fluxo de caixa ao longo de semanas e meses, você saberá quanto manter em mãos e quanto pode guardar ou investir no crescimento.
4. Ganhe vantagem em negociações
Uma boa gestão do fluxo de caixa lhe dá uma vantagem. Se você precisar de uma linha de crédito do banco para superar um déficit ou se quiser que um fornecedor amplie o prazo de um pagamento sem interromper o serviço, um bom sistema de gestão de fluxo de caixa o ajudará e estabelecerá a confiança.
Os bancos geralmente gostam de ver esse tipo de planejamento, especialmente se você puder mostrar claramente quando poderá reembolsar os fundos. Os fornecedores têm muito mais probabilidade de serem flexíveis se você puder dizer exatamente como vai pagar e quando – em vez de cortar a comunicação como a maioria das empresas faz durante períodos difíceis.
5. Precisão e realismo
O fluxo de caixa é significativamente mais preciso do que um orçamento. Os orçamentos dizem o que você quer que aconteça. Eles são otimistas e os empreendedores são otimistas por natureza. As projeções de fluxo de caixa dizem o que está realmente acontecendo para que você possa lidar com isso – mesmo que não seja o que você planejou no início do ano.
Como controlar o fluxo de caixa na sua loja de informática?
Afinal, como controlar o fluxo de caixa da sua loja de informática de forma eficiente? Aqui estão algumas dicas:
1. Avalie suas necessidades de fluxo de caixa
A chave para o sucesso financeiro de qualquer empresa começa com uma análise aprofundada de sua situação de fluxo de caixa. Até que você entenda completamente como e quando o dinheiro entra e sai de sua empresa ao longo do ano, quaisquer passos que você dê para uma melhor gestão do fluxo de caixa são, em última análise, apenas um jogo de adivinhação.
2. Comece com uma preparação do seu fluxo de caixa
Um fluxo de caixa mostra como e quando o dinheiro entra e sai de sua empresa, certo? Para isso, é fundamental utilizar dados atualizados sobre essas movimentações.
Se você nunca preparou uma demonstração de fluxo de caixa para o seu negócio antes, é uma boa ideia revisar as receitas e despesas anteriores. Com base nesses dados, você já terá uma ótima visão sobre as entradas e saídas financeiras.
Preparar a primeira demonstração de fluxo de caixa da sua empresa pode ser um processo demorado, mas, depois de ter feito o trabalho para criar este documento pela primeira vez, será fácil mantê-lo no futuro.
Veja como estruturar um fluxo de caixa inicial:
1. Previsão de despesas
Colete todas as despesas de negócios que você registra, como:
• Fornecedores
• Telefone e internet
• Seguro
• Aluguel
• Marketing
• Desenvolvimento de sites
• Legal e contábil
• Salários
2. Previsão de receita
Em seguida, colete todos os dados que você tem sobre a receita de seu negócio, como:
• Vendas em dinheiro
• Pagamentos de contas de crédito de clientes
• Empréstimos ou outras finanças
• Qualquer receita de juros
• Quaisquer restituições de impostos
3. Insira seus dados
Depois de reunir todos esses dados, coloque-os em seu modelo de fluxo de caixa. Sua demonstração de fluxo de caixa deve incluir seções para o seguinte:
• Seu dinheiro inicial disponível
• Pagamentos totais em dinheiro
• Receitas totais
• Despesas operacionais
• Outros pagamentos de despesas
• Total de pagamentos em dinheiro
• Saldo final em dinheiro disponível
3. Dê uma olhada em suas despesas operacionais
Controlar o fluxo de caixa não se trata apenas de fazer com que mais dinheiro entre em seus negócios. Uma grande parte da boa gestão do fluxo de caixa consiste em reduzir a quantidade de dinheiro que sai do seu negócio.
Para varejistas, as maiores despesas mensais tendem a ser folha de pagamento, aluguel, seguro e estoque. A falha em gerenciar adequadamente qualquer uma dessas saídas de caixa pode representar uma séria ameaça para um negócio de varejo. Abaixo estão algumas dicas para reduzir essas despesas operacionais:
• Folha de pagamento: você nunca vai querer pagar sua equipe para sentar e assistir as pessoas passando pela sua porta. Se você tem alguns anos de histórico de vendas, certifique-se de ficar de olho em seus períodos de pico e lentos. Certifique-se de criar seus funcionários e atribuir tarefas (marketing, chamadas de vendas, limpeza, reparo, etc.) com base nas necessidades esperadas de seu negócio, não simplesmente na facilidade de programação.
• Seguro: o seguro pode representar uma grande parte de suas despesas em um determinado mês. Por isso, seria sensato procurar cotações comparativas e considerar franquias maiores (o que você puder pagar em uma emergência) para reduzir suas despesas mensais.
• Estoque: como o maior ativo de uma loja de informática, muitos negócios têm seu fluxo de caixa amarrado ao estoque. É por isso que o controle e o gerenciamento cuidadosos do estoque são essenciais para uma boa gestão do fluxo de caixa. Embora seja possível usar um software apenas para gerenciar o estoque, é sempre ideal usar um sistema de PDV de varejo com recursos de gerenciamento de estoque integrados que podem ajudar a garantir que o estoque que você está comprando está realmente vendendo e, portanto, tomar decisões de compra mais inteligentes no futuro.
4. Crie um fundo de emergência
Independentemente da sazonalidade, despesas inesperadas são uma realidade para qualquer empresa. O telhado da sua loja com goteiras. O lote danificado de estoque que precisa ser substituído. O projeto que leva muito mais tempo do que o esperado, obrigando você a pagar horas extras para o pessoal fazer as coisas da maneira certa.
O planejamento para o inesperado como proprietário de uma empresa começa com um fundo de emergência reservado. Esta é uma das abordagens mais importantes para controlar o fluxo de caixa.
É claro que estabelecer e manter um fundo de emergência parece um conselho simples, mas requer disciplina. Para se manter responsável e evitar gastar todo esse dinheiro em cada oportunidade que aparecer, considere definir pequenas regras sobre o que constitui uma emergência digna de esgotar esse fundo separado.
5. Monitore constantemente o fluxo de caixa
Considere reservar um tempo específico a cada semana para registrar todas as entradas e saídas financeiras da sua loja de informática. Dessa forma, você mantém o seu fluxo de caixa sempre atualizado e ganha informações precisas sobre a situação financeira da sua empresa.
6. Explore a tecnologia
Por fim, buscar auxílio da tecnologia é uma ótima forma de controlar o fluxo de caixa com mais precisão. Existem soluções digitais que atualizam automaticamente os controles financeiros da sua loja de informática conforme as operações ocorrem. Dessa forma, torna-se mais prático manter controle sobre a saúde financeira do seu negócio.
Você gostou das dicas para controlar o fluxo de caixa da sua loja de informática? Está disposto a explorar a tecnologia para ajudá-lo? Então conheça as soluções da GDOOR!
