O sucesso das empresas no mercado ocorre por uma série de fatores, certo? Entretanto, precisamos considerar que esses fatores evoluem ao longo do tempo. E, atualmente, a automação comercial é um dos pontos essenciais para os negócios que buscam crescer.
Saber como usar a tecnologia existente é fundamental para otimizar as operações internas e maximizar o retorno financeiro obtido. Afinal, são muitas as vantagens da automação comercial para uma empresa.
Quer entender melhor quais são os principais benefícios de usar um sistema de automação comercial? Confira logo a seguir!
O que você precisa saber sobre a automação comercial?
Uma solução de automação comercial é um sistema que integra os processos fundamentais necessários para administrar uma empresa – como manufatura, recursos humanos, finanças e cadeia de suprimentos, em um único sistema. Esses sistemas oferecem eficiência, análise e visibilidade em todos os aspectos do negócio, facilitando o fluxo de informações em tempo real em todos os departamentos. Isso permite que as empresas gerenciem o desempenho e tomem decisões informadas e oportunas.
Atualmente, as pequenas empresas precisam ser mais rápidas e inteligentes do que a concorrência, o que é uma razão suficiente para implementar soluções de automação comercial.
Além disso, existem outros cenários que exigem que as pequenas empresas implementem soluções de automação comercial para melhorar a prestação de serviços. Exemplos de tais cenários são quando o negócio: confia em suposições na previsão de vendas; luta para monitorar pedidos e confia fortemente em planilhas; tem problemas para determinar o status do estoque do armazém e assim por diante.
Uma solução de automação comercial possui um banco de dados centralizado, que garante que todos os departamentos tenham acesso a informações precisas sobre o negócio. Ele também automatiza os processos centrais do negócio, ajudando os proprietários a agilizar a geração de relatórios, conformidade regulatória e gerenciamento de riscos.
Na prática, você pode registrar todos os dados do sistema, auxiliando na gestão do negócio em termos de gestão de clientes, compras, contabilidade e gestão da cadeia de suprimentos. Com uma plataforma integrada, a empresa pode melhorar a visibilidade e o fluxo de caixa enquanto reduz os custos de estoque. A automação de processos manuais permite que a equipe tenha tempo para se concentrar no desenvolvimento de negócios e vendas, em vez de nas tarefas administrativas.
No entanto, cada pequena empresa exige um sistema de automação comercial compatível com suas necessidades comerciais, base de clientes e perfis competitivos exclusivos. Portanto, as empresas precisam investir na solução mais eficaz – que corresponda às suas necessidades, gerenciável e que se adapte ao tipo de setor.
As pequenas empresas podem automatizar?
Uma das grandes perguntas quando falamos sobre automação comercial é a possibilidade de pequenas empresas explorarem essa possibilidade. Por ser uma tecnologia avançada e tão benéfica, muitos gestores pensam que ela está limitada às grandes empresas – mas isso não é verdade.
Um dos grandes benefícios da evolução da tecnologia foi justamente a popularização do acesso a ela. Ou seja, empresas de todos os portes e setores conseguem ter acesso a soluções digitais muito úteis no dia a dia de suas operações.
Portanto, definitivamente, as pequenas empresas podem automatizar. Mas será que elas deveriam automatizar? A melhor resposta aqui se resume a dois fatores:
• A linha de trabalho da empresa
• O tipo de tarefas em que a empresa gasta uma quantidade significativa de tempo
Por exemplo, negócios focados em marketing e e-commerce podem ver ganhos instantâneos na adoção de pequenas ferramentas de automação. No caso deles, a automação pode acelerar uma série de tarefas demoradas, por exemplo:
• Processamento de faturas
• Manutenção de estoque
• Explosões comportamentais de e-mail
Além disso, existem tarefas recorrentes. Independentemente do que uma empresa faz, algumas tarefas podem ser totalmente automatizadas, o que ajuda a reduzir os custos fixos. Exemplos de tais tarefas incluem:
• Armazenamento, envio e manutenção de cópias de arquivos
• Criação de modelos de documentos
• Atualização de bancos de dados e planilhas
Levando isso em consideração, a questão é encontrar a ferramenta ideal de automação. Um pequeno restaurante pode usar uma solução para automatizar tarefas do dia a dia – como gerenciamento do estoque e finanças. Já uma grande indústria pode apostar na automação comercial para automatizar processos complexos e que envolvem vários setores.
Quais são as maiores vantagens da automação comercial para sua empresa?
1. Poder para tomar decisões baseadas em fatos
Os sistemas de automação comercial contribuem para a disponibilidade de dados consistentes, melhorando a qualidade e a velocidade da tomada de decisões. A equipe de gerenciamento pode identificar rapidamente quaisquer desafios potenciais de produção que podem afetar os níveis de produtividade ou os tempos de entrega.
Os controladores financeiros podem avaliar rapidamente os pedidos e os níveis de estoque e monitorar os orçamentos para impulsionar o planejamento financeiro. A administração pode tomar decisões eficazes sobre a alocação de recursos e investimentos, bem como respostas rápidas às oportunidades de negócios.
2. Responsabilidade e transparência
Em vez de cada departamento ter um banco de dados independente, um sistema de automação comercial fornece um banco de dados centralizado onde todas as informações importantes de todos os departamentos podem ser compartilhadas e acessadas por todos. Além de ajudar a reduzir erros e aumentar a precisão e o acesso aos dados, isso também promove a responsabilidade e permite que as informações fluam de forma transparente por toda a organização.
3. Produtividade aumentada
Com um sistema de automação comercial, os departamentos de produção podem gerenciar com eficácia os níveis de estoque, dependendo do número de pedidos e cronogramas de entrega. Ao simplificar os processos de negócios, os funcionários podem concentrar seus esforços em tarefas mais exigentes, o que significa que mais trabalho será realizado – gerando um aumento na produtividade.
4. Maior eficiência nos processos de negócios
As soluções digitais auxiliam na automação de tarefas tediosas e rotineiras, o que melhora a eficiência dos processos de negócios. Isso significa que haverá maior clareza nas tarefas, o que ajudará a reduzir ou eliminar as ineficiências e erros dos funcionários.
5. Vantagem competitiva crítica
As empresas podem obter uma vantagem competitiva ao adotar novas tecnologias. E a automação comercial é uma daquelas tecnologias que uma pequena empresa pode implementar para aumentar as chances de sucesso em um mercado altamente competitivo.
Isso porque uma solução digital pode ajudar as empresas a: otimizar todos os recursos disponíveis do negócio em linha com estratégias competitivas; proporcionar agilidade na diferenciação de produtos e serviços; reduzir o tempo de entrega; promover o atendimento ao cliente e a retenção de clientes; e muito mais!
6. Monitoramento do desempenho da empresa
O software de automação comercial atualiza as informações em tempo real. Portanto, é fácil para os gestores verificar o desempenho de diferentes áreas do processo de negócios e identificar aquelas que apresentam baixo desempenho. Assim que um problema for detectado, medidas podem ser tomadas para lidar com ele, a fim de melhorar o desempenho geral do negócio.
7. Informação centralizada
Vários silos de informação levam à desorganização das informações. O sistema de automação comercial garante que todas as informações de diferentes departamentos e processos sejam integradas em um único banco de dados.
Isso possibilita reunir dados de diversos departamentos, incluindo contabilidade, vendas, estoque e distribuição, em um único banco de dados. Com isso, você reduz pesadelos logísticos ao acessar dados e economiza muito tempo na recuperação e utilização dos dados.
8. Redução da carga de trabalho dos funcionários
A automação comercial também reduz a carga de trabalho dos funcionários, eliminando a necessidade de registrar informações em várias plataformas – o que deixa os funcionários confortáveis e felizes. Quando os funcionários estão felizes, eles ficam mais dispostos a se esforçarem mais para o sucesso do negócio.
9. ROI de marketing aprimorado
Muitas ferramentas estão disponíveis para ajudar a ajustar o marketing e as vendas. O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode rastrear interações e analisar dados sobre o histórico do cliente com a empresa. Isso ajuda a melhorar o relacionamento com o cliente e, em última análise, as vendas.
Outros programas ajudam com marketing por e-mail, compra de anúncios e segmentação de público. Além disso, um software de comércio eletrônico pode fazer sugestões de compra adequadas ao cliente, o que também melhora a satisfação do cliente e as vendas da sua empresa.
10. Relações com o cliente aprimoradas
Uma pequena empresa sem a infraestrutura para lidar com tarefas relacionadas ao cliente pode levar a um influxo de pedidos pendentes, solicitações e assim por diante, o que pode levar à perda de clientes existentes e potenciais.
No entanto, a implementação de um sistema de automação comercial pode tornar mais fácil responder a dúvidas ou reclamações dos clientes, tornando as informações prontamente disponíveis. Isso ajudará no tratamento eficiente dos pedidos e solicitações dos clientes, o que certamente melhorará o relacionamento com os clientes.
Além disso, os sistemas digitais permitem monitorar o comportamento do cliente e determinar suas necessidades recorrentes e áreas que precisam de melhorias para um melhor atendimento ao cliente.
11. Redução de custos operacionais
Um sistema de automação comercial oferece uma oportunidade de acessar dados em tempo real e reais sobre as operações diárias, ajudando a empresa a otimizar os processos e estratégias de negócios, ao mesmo tempo que visa reduzir os custos administrativos e operacionais.
O uso da tecnologia garante que sua empresa aumente drasticamente a probabilidade de entregar a remessa no prazo. Ela também elimina custos provenientes de planilhas em que os dados foram inseridos erroneamente, bem como de erros causados por atraso ou desinformação.
12. Gerenciamento aprimorado
O sistema de automação comercial oferece aos gerentes uma visão geral do negócio em um só lugar, permitindo que planejem e tomem decisões. Quando todos os processos em todos os departamentos de negócios estão integrados e otimizados, os gerentes podem se concentrar no planejamento de tarefas, no controle de gastos e na procura de oportunidades para expandir os negócios. Com o sistema, é fácil para a administração monitorar o desempenho dos diferentes departamentos e tomar as decisões adequadas.
13. Melhoria da comunicação
A falha na comunicação pode comprometer a tomada de decisões e até mesmo levar a erros que podem trazer enormes prejuízos para o negócio. É fácil manter uma comunicação eficaz quando os funcionários estão em uma única localidade; no entanto, isso se torna difícil à medida que a empresa cresce e mais funcionários são contratados.
Quando as informações não fluem perfeitamente entre os departamentos, informações importantes podem ser perdidas ou ignoradas, levando a perdas. O software de automação garante um fluxo uniforme de dados em todos os departamentos e, ao mesmo tempo, mantém todos informados sobre as atividades de negócios.
14. Promoção da colaboração entre departamentos
O software de automação comercial oferece a vários departamentos de uma pequena empresa a oportunidade de acessar informações importantes semelhantes ao mesmo tempo. Isso garante que cada departamento tenha acesso às informações corretas e relevantes, aumentando a colaboração entre os departamentos e reduzindo os atrasos causados pela logística entre departamentos.
15. Transformação de negócios
A implantação de um sistema digital pode auxiliar na transformação do negócio, com desafios de crescimento por meio da agilização de processos como planejamento da produção e processamento de pedidos e redução da duplicação de tarefas. Essa tecnologia equipa os funcionários com fortes ferramentas de negócios, permitindo-lhes contribuir mais para os negócios.
Está preparado para automatizar processos no seu negócio?
Conforme destacado acima, há muitas maneiras pelas quais uma pequena empresa pode se beneficiar com a implementação de um sistema de automação comercial. Essas soluções podem fornecer benefícios como maior visibilidade das informações, processos de negócios otimizados, comunicação eficaz e aumento da produtividade.
Depois que uma empresa determinar que esses benefícios são cruciais para seu crescimento, ela não deve atrasar a implementação de um sistema de automação comercial. Embora dinheiro, tempo e esforço sejam necessários na implementação de tal solução, a economia de custos e o desempenho aprimorado proporcionados pela implementação do sistema certo superarão o total das despesas de curto prazo.
Automatize seu negócio com as soluções GDOOR!
Você gostou dos benefícios da automação comercial e quer encontrar a solução ideal para a sua empresa? Então você precisa conhecer as soluções GDOOR!
A GDOOR desenvolveu um produto confiável, prático e de qualidade, com tecnologia de ponta. Além disso, sempre são respeitadas as diferenças e particularidades de cada cliente, atendendo a todos com muito respeito e atenção.
Entre as soluções da GDOOR você encontra opções para varejo, prestadores de serviços, escritórios de contabilidade, restaurantes, transportadoras e muito mais. Cada um desses softwares é personalizado para atender às necessidades de todos.
Os principais recursos que você pode encontrar nas soluções GDOOR incluem:
Importação do XML
Importa a nota de compra através do XML do fornecedor ou através de manifestação feita pelo usuário, com cadastramento automático de fornecedor e produtos.
Faturamento
Emissão de diversos documentos:
• Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
• Cupom Fiscal (ECF)
• Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)
• Cupom Eletrônico (CF-e/SAT)
• Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
• Conhecimento de Transporte eletrônico de Pessoas
• Excesso de Bagagem e Valores (CT-e OS)
• Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e)
• Nota Fiscal de Produtor eletrônica (NFP-e).
Pedidos
Módulos de orçamento e pedido de venda com importação direta para a nota fiscal.
Financeiro
Tenha acesso a uma gestão financeira completa: contas a pagar e a receber, livro caixa, cadastro de bancos, geração de boletos e cheques.
Cadastro de pessoas
Cadastro de clientes, fornecedores, vendedores, transportadoras e fazer a conversão de cliente para fornecedor ou de fornecedor para cliente.
Cadastro pelo CNPJ
Importação automática dos dados cadastrais através do CNPJ do cliente ou do fornecedor.
Etiquetas
Gera etiquetas de estoque, cliente, fornecedor e ordem de serviço. Para impressoras matriciais, jato de tinta, laser, impressoras de gôndola Zebra, Argox e compatíveis. Configure cores, tamanhos, posição e rotação dos campos ilimitados.
Relatórios
Possibilidade de gerar mais de 400 relatórios através de filtros ou pesquisas em HTML, TXT ou PDF. Possui relatórios simples e relatórios detalhados com informações técnicas. Esses relatórios podem ser visualizados em tela ou impressos.
Arquivos fiscais
Gera os principais arquivos fiscais: SPED Fiscal, EFD Contribuições (SPED PIS/COFINS), CEF2, EDOC, REDF e SINTEGRA. Além disso, você também pode fazer o envio automático dos arquivos XML e arquivos fiscais para a contabilidade.
Boletos
Gera boletos para mais de 30 bancos com carteira registrada. Opção de impressão também disponível em formato de carnê.
Controle de validade
Auxilia na conferência dos produtos que estão com possibilidade de vencimento em sua empresa.
Backup
Permite realizar e restaurar backups rotineiros através de agendamento – além de adicionar outros arquivos e pastas. Essa funcionalidade pode ser configurada para inicialização com o Windows.
Você gostou dos benefícios da automação comercial para o seu negócio? Quer conhecer melhor os recursos das soluções GDOOR? Então entre em contato com a nossa equipe!
