8 funcionalidades que todo sistema comercial deve ter

Encontrar o sistema comercial ideal para sua empresa é um dos maiores desafios dos gestores atualmente. Com tantas alternativas no mercado, é preciso avaliar com cuidado qual é a melhor decisão.

Uma das formas de acertar nessa análise é ficar de olho nas funcionalidades que são oferecidas nessas ferramentas. Ao conhecer as principais funcionalidades que podem beneficiar sua empresa, torna-se mais fácil tomar uma decisão correta.

Quer descobrir quais são as funcionalidades que todo sistema comercial deve ter? Confira logo a seguir!

Quais são as funcionalidades que todo sistema comercial deve ter?

1. Gestão financeira

O componente de gerenciamento financeiro em seu sistema comercial armazena, monitora e analisa todos os seus dados financeiros – incluindo contas a pagar, contas a receber, custos, orçamentos e previsões.

Essa funcionalidade ajuda a revelar informações sobre seus gastos, para que você possa descobrir tendências de lucro e momentos de gastos excepcionalmente altos. Você pode então fazer um bom uso desses dados, alterando quaisquer processos que estejam causando lucros menores ou gastos elevados, para que possa maximizar seus lucros enquanto reduz os custos.

O gerenciamento financeiro também pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa, reduzir custos e aumentar a lucratividade, mantendo relatórios precisos.

Um bom sistema comercial deve ajudar a reunir dados que melhor capacitem vendedores e planejadores de marketing a atender melhor às necessidades, preferências e padrões de compra do cliente. Com uma funcionalidade de cadastro de clientes, é possível manter o controle de todos os seus clientes e dados de vendas.

2. Relacionamento com clientes e fornecedores

Um grande benefício desses registros é rastrear o histórico de compra de seus clientes. Com esses dados em mãos, você pode sugerir compras adicionais por meio de venda cruzada ou upsell, ou tentar vender um produto / serviço relevante quando, de outra forma, não é provável que comprem.

Além disso, o cadastro de fornecedores também é importante para simplificar as operações de compras e pagamentos – garantindo que você consiga manter um bom relacionamento com eles.

3. Vendas e marketing

A funcionalidade de vendas e marketing lida com fluxos de trabalho de vendas como consultas de vendas, cotações, pedidos de vendas e faturas de vendas. Trata-se de uma combinação que pode acelerar o ciclo de vendas e gerar mais lucros para a empresa.

Tentar calcular manualmente as suas margens de vendas e de lucro à medida que o seu negócio continua a crescer pode ser quase impossível. Com a ajuda de um sistema comercial adequado, você poderá automatizar esse rastreamento e obter as informações de que precisa com facilidade. Poder acessar relatórios sincronizados que detalham as principais métricas de negócios pode ser extremamente útil. Essas métricas podem alertá-lo sobre as mudanças que precisam ocorrer em sua empresa para promover mais crescimento.

4. Organização do fluxo de trabalho e gestão de pedidos

Se há uma coisa que os clientes desejam é ter uma experiência de compra consistente, estejam eles entrando em uma loja física ou fazendo pedidos online. Com um sistema comercial, é possível gerenciar com facilidade todas as vendas online, físicas, no atacado, por telefone e móveis em um único sistema fácil de usar.

Um bom sistema comercial pode encaminhar pedidos automaticamente para o armazém, atualizar o status dos pedidos, destacar pedidos excepcionais e reduzir os custos de atendimento por pedido com automação avançada do fluxo de trabalho. E com uma visão em tempo real de suas vendas por meio de relatórios instantâneos, você também ganhará por ter as ferramentas para tomar melhores decisões de negócios.

5. Gestão de estoque

Outra funcionalidade muito importante em um sistema comercial – especialmente no varejo – é a gestão de estoque. Por meio desse recurso, você pode facilmente manter um estoque preciso por meio de atualizações automáticas em todos os seus canais de vendas, visibilidade em todos os seus locais e a capacidade de realizar contagens de ciclo frequentes facilmente.

Além disso, você pode ter uma visão precisa e em tempo real de seu estoque, o que garante uma reposição rápida dos itens mais vendidos, ao mesmo tempo que auxilia na eliminação dos produtos de baixa venda.

6. Contabilidade e faturamento

A integração da contabilidade no seu sistema comercial é essencial para extrair informações valiosas e diminuir os riscos. Com base nisso, você sempre saberá exatamente quais fundos são devidos a seus fornecedores e quando eles são devidos, permitindo que você mantenha facilmente o controle de suas contas a pagar.

O sistema comercial também elimina o risco de pagar faturas duplicadas ou erros causados pela entrada manual de dados. Além disso, oferece a capacidade de obter os descontos certos, melhorar o relacionamento com os fornecedores e, em geral, melhorar a produtividade em todo o negócio.

Com o rastreamento do custo final de cada produto – incluindo frete, impostos, seguro e outros custos – você sempre saberá os verdadeiros custos de seus produtos e, portanto, quão saudáveis são suas margens.

E um módulo de contabilidade também inclui a emissão e armazenamento de diversos documentos:

•  Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

•  Cupom Fiscal (ECF)

•  Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)

•  Cupom Eletrônico (CF-e/SAT)

•  Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

•  Conhecimento de Transporte eletrônico de Pessoas

•  Excesso de Bagagem e Valores (CT-e OS)

•  Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e)

•  Nota Fiscal de Produtor eletrônica (NFP-e)

7. Emissão de boletos

A emissão de boletos é um recurso muito usado para a cobrança de clientes, certo? E incorporar essa funcionalidade no seu sistema comercial torna a rotina de emissão ainda mais simples.

8. Backup

Por fim, é importante que o sistema comercial tenha uma funcionalidade de backup rápido e prático. Dessa forma, você garante que suas informações estejam sempre seguras.

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