Empresários precisam lidar com diversos processos de gestão, entretanto, conseguir otimizá-los será positivo para ter mais produtividade e melhores resultados.
O gerenciamento de um negócio passa pelo controle de produção, estoque, gestão da equipe, entre outras responsabilidades. Contudo, é fundamental dar atenção a todas essas áreas para reduzir falhas e evitar imprevistos que podem comprometer o sucesso da empreitada.
Quer saber quais processos de gestão podem ser aperfeiçoados no seu negócio e como fazer isso? Então continue a leitura e confira as dicas que separamos!
Como melhorar os processos de gestão do seu negócio
Os processos de gestão podem variar de acordo com o porte e o ramo de atividade do negócio. Por isso, um dos principais passos para aprimorá-los é fazer uma investigação da empresa.
Mapear os processos de gestão e avaliar quais deles funcionam e quais precisam ser adaptados será essencial para fazer o planejamento e definir estratégias de correção. Sendo assim, as principais etapas são:
- Mapear os processos internos;
- Definir objetivos e metas;
- Planejar melhorias;
- Avaliar os resultados;
- Fazer o acompanhamento;
- Aplicar revisões.
Analisar e melhorar os processos de gestão do negócio é uma atitude importante para qualquer companhia. Contudo, empresários de PMEs podem se beneficiar ainda mais dessa estratégia.
Como a equipe é menor, ter processos eficientes contribui com a rotina dos funcionários, evita erros e pode melhorar os resultados do negócio. Além disso, outras vantagens disso são:
- Reduz erros;
- Aumenta a produtividade da equipe;
- Reduz custos;
- Aumenta a competitividade do negócio.
Aperfeiçoar os processos de gestão pode trazer retornos positivos em diferentes aspectos, incluindo o financeiro. Ao reduzir falhas, por exemplo, a empresa evita gastos gerados por isso e por retrabalho.
Processos que podem ser aprimorados
Como falamos, a evolução dos processos de gestão irá variar de acordo com as necessidades e características da empresa. A seguir, separamos 7 áreas importantes para você analisar e aplicar medidas de melhoria.
1. Gestão da equipe
Mesmo que a equipe seja reduzida, é fundamental fazer a gestão de pessoas, o que inclui análise de desempenho, feedback, aplicação de estratégias de motivação e engajamento, entre outras.
Se você tem dificuldades em lidar com a gestão da equipe pode então, contar com fornecedores especializados para otimizar essa tarefa. Por exemplo, há consultorias de RH que realizam seleção e recrutamento de funcionários, fazem análise de desempenho, entre outras funções.
Contudo, para organizar e controlar os benefícios, como plano de saúde, vale-alimentação e vale-transporte, é possível contar com softwares para gestão de pessoas ou com o auxílio de empresas que oferecem esses benefícios e realizam o gerenciamento deles.
Ainda assim, é importante planejar treinamentos para atualizar o conhecimento da equipe e melhorar o desempenho dos funcionários. A estratégia também pode ajudar a aumentar a motivação no ambiente de trabalho.
2. Controle financeiro
Os processos de gestão financeira podem representar uma dor de cabeça para muitos empresários. Você passa por isso?
Eles devem ser executados de forma adequada para evitar problemas nas finanças, multas e outros imprevistos. Além disso, um bom gerenciamento financeiro é essencial para manter a saúde do negócio em dia, evitar atrasos no pagamento de despesas e conseguir separar investimentos para inovação e crescimento, por exemplo.
Nesse sentido, para melhorar os processos financeiros, a dica é contar com um software. As ferramentas tecnológicas facilitam o controle do fluxo de caixa, monitoramento de entradas e saídas, vencimento de contas, entre outras ações.
3. Processos contábeis
Além das finanças, é preciso acompanhar os processos contábeis, que também podem ser otimizados com o apoio da tecnologia.
A empresa deve realizar a contabilidade de forma adequada para cumprir com suas obrigações fiscais, seguindo assim, as normas e prazos previstos na legislação para evitar sanções e multas.
Como o processo envolve diversas atividades burocráticas, contar com uma equipe especializada, escritório de contabilidade ou contador autônomo será, portanto, essencial. Além disso, a empresa pode utilizar soluções tecnológicas para otimizar diversas atividades contábeis, tais como armazenamento e organização de notas fiscais, envio de documentos, elaboração de relatórios financeiros, entre outros.
4. Gerenciamento de projetos
O bom gerenciamento de um projeto é essencial para a execução dele. Para alcançar esse objetivo é preciso planejamento, montagem da equipe, criação de um plano de ação e acompanhamento dos resultados.
As responsabilidades são diversas e é possível otimizar essas tarefas com o apoio de ferramentas tecnológicas, como Asana, Trello ou o Project.
Com essas soluções você consegue integrar a equipe, acompanhar o andamento das tarefas e prazos, alinhar a comunicação, avaliar resultados, entre outras ações.
5. Processos de comunicação
Manter uma boa comunicação com funcionários e clientes é imprescindível para o sucesso do negócio. Para aprimorar a comunicação da empresa, é necessário adotar processos mais eficientes e escolher as ferramentas alinhadas ao perfil do público.
A estratégia será essencial para organizar o fluxo de trabalho, compartilhar objetivos e metas com funcionários, motivar a equipe e evitar fofocas ou informações desencontradas.
A dica nesse caso é estabelecer um cronograma de comunicação e escolher os melhores canais para isso, o que pode incluir e-mail marketing, vídeos, eventos, cartazes, etc.
As estratégias de divulgação e relacionamento com cliente também devem ser analisadas e planejadas com cuidado para garantir que a informação chegue até o público-alvo.
6. Organização de documentos
Independentemente do porte ou segmento da empresa, é comum que haja um volume significativo de documentos, como contratos, notas fiscais, recibos de envio, entre outros. Diante disso, é importante ter bons processos para organizar esses arquivos e acessá-los de forma facilitada quando necessário.
O uso da tecnologia e serviços de armazenamento em nuvem podem ser soluções interessantes para isso, assim você consegue visualizar os documentos de qualquer local.
O armazenamento correto de documentos é essencial para a proteção de dados. Além de informações sobre a companhia, muitos dos arquivos contam com dados de clientes e funcionários e, de acordo com a Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD), é dever da empresa garantir a segurança das informações pessoais de terceiros, evitando vazamento e acesso indevido.
Diante disso, é fundamental implementar regras e procedimentos para coletar dados pessoais, informando os objetivos dessa coleta, por exemplo, e armazená-los de forma adequada e segura.
7. Relacionamento com o cliente
Se a empresa está com dificuldades para entender as necessidades do público, manter um relacionamento com os clientes e alcançar a fidelização deles, há medidas que podem ajudar a lidar com essas situações.
Um dos passos é definir o perfil da sua persona, ou seja, do seu cliente ideal, pensando nos interesses, hábitos de consumo, faixa etária, região de moradia, entre outros dados. Dessa forma, você conseguirá adotar estratégias de comunicação e marketing para alcançar esse público.
Outra forma de aprimorar o relacionamento com o cliente é com um software de CRM. Essa ferramenta é positiva para coletar informações a partir da interação de visitantes e clientes com o seu negócio, avaliar os canais de comunicação mais adequados, criar uma base de dados e manter estratégias de relacionamento mais assertivas.
Esses são alguns processos de gestão que podem ser melhorados no negócio. Analise a realidade da sua empresa para definir quais atividades precisam de mais atenção, faça um planejamento e invista em ferramentas para otimizar as tarefas.
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