Gerir a mercadoria estocada em sua loja pode ser complicado. Saber quais itens têm muita ou pouca saída, a quantidade de cada um e a ordem de retirada é fundamental para que nada perca a validade. Além disso, ajuda a fazer investimentos mais inteligentes. Para quem não tem um sistema de gestão de estoque, tudo se torna mais complexo.
Isso porque fazer esse controle manualmente é ainda mais complicado. Afinal de contas, será preciso separar integrantes da equipe para as funções. Sejam elas contar, catalogar, olhar a validade ou fazer um inventário com tudo detalhado. No entanto, as chances de falhas humanas são grandes, já que é fácil se perder nas contas. Por isso, ter um sistema de gestão de estoque pode fazer toda a diferença no seu negócio.
O que é um sistema de gestão de estoque?
É um software que controla automaticamente o que entra e sai da loja. Além disso, ele lista cada item do estoque com suas datas de entrada. Todo o registro é feito de maneira automática. Ou seja, o item entra e essa informação para o sistema. A partir disso, ele o armazena instantaneamente.
O sistema de gestão de estoque facilita o armazenamento dessas informações, podendo gerar inventários de maneira automática. Como ele registra todas as entradas e saídas do seu estoque, esse documento pode ser solicitado sempre que a empresa necessitar.
Quais as vantagens de um sistema de gestão de estoque?
Um software voltado à administração de um estoque pode trazer diversos benefícios ao seu negócio. Confira alguns deles:
Sob medida
Uma empresa especializada em programas de gestão, principalmente de estoque, oferece programas com uma série de funcionalidades. No entanto, de nada vai adiantar se elas não servirem para o seu negócio.
Um bom sistema de gestão de estoque oferece recursos e ferramentas adaptáveis às necessidades da sua loja. Ele costuma ser modular, ou seja, o cliente escolhe quais módulos deseja utilizar. Por isso, um mesmo sistema pode ser adaptado e usado por todos os negócios. Aqui entram empresas pequenas, médias e até gigantes do mercado.
Por fim, o seu sistema de gestão de estoque pode também controlar processos fiscais, financeiros e até de recursos humanos.
Aumento de produtividade
Não é necessário voltar uma equipe para contar item por item, examinar validade e criar um inventário. Esta tarefa pode demorar muitas horas — dependendo do tamanho do estoque, até mais de um dia. O próprio sistema de gestão faz toda essa tarefa automaticamente. Assim, onde dezenas de pessoas trabalhariam, pode estar apenas uma conferindo os dados.
Aumento da precisão
Por meio da leitura do código de barras, o sistema de gestão de estoque cadastra o item assim que ele chega na loja. Seu processo é automático inclusive na saída, baixando-o quando um usuário faz a venda. Com isso, a quantidade está sempre atualizada. Isso é algo que nem sempre é possível manter quando a contagem é feita manualmente.
Essa precisão permite que o planejamento de compras seja mais preciso. Desta forma, o gestor pode estipular a data das aquisições ou entregas quando alguns produtos estiverem no estoque mínimo.
Sem perdas por validade
Um fator muito importante do sistema de gestão de estoque é o registro das datas de validade. Isso evita que produtos sejam perdidos porque não foram à venda enquanto estavam no prazo.
Um bom sistema é capaz de armazenar datas, horários, quantidades, pesos, validades, observações técnicas e demais especificações de cada um dos produtos do seu estoque. Isso otimiza consideravelmente a fiscalização e acompanhamento de todo o seu estoque.
Além disso, o programa também evita que sua empresa venda ou armazene produtos que estejam passando da validade. Com isso, você evita problemas com a fiscalização e a vigilância sanitária.
Redução de custos
Ter um sistema de gestão de estoque reduz os custos em diversos aspectos — e de maneira inteligente, sem afetar a qualidade do trabalho ou do serviço prestado pelo negócio.
Primeiramente, o software ajuda a fazer a contenção de desperdícios, pois as mercadorias não são extraviadas e, como dito, não perdem a validade perto do estoque. Além disso, você evita fazer uma compra desnecessária de itens que já tem ou daqueles sem saída tão grande no negócio.
Outro aspecto importante é que é possível encontrar com exatidão cada item do depósito e registrar entradas e saídas em tempo integral. Mais rapidez na rotatividade dos produtos significa mais vendas e, consequentemente, mais lucro.
Oportunidade de novos negócios
Nada de perda de negócios por falta de mercadoria. Isso também independe do mercado, afetando a todos igualmente. Um software de gestão de estoque mantém a empresa em níveis competitivos, já que ela oferece o que o cliente ou fornecedor precisa naquele exato momento.
Melhor relacionamento com o cliente
Quando uma loja tem tudo o que o cliente precisa na hora das compras, ele não tem motivos para procurar a concorrência. Além disso, todo o processo de aquisição é otimizado, o que melhora consideravelmente o relacionamento e fideliza o consumidor.
Integração de setores
A solução registra os produtos entregues pelo fornecedor, além daqueles que já estão ou saíram do estoque. Essa informação fica centralizada e disponível para todos os setores da empresa com acesso ao software ou a algum sistema integrado a ele.
Além de permitir que o time responsável pelas compras fique atento, o sistema também envia dados para o setor financeiro. Com isso, todos os processos ficam centralizados, e uma equipe não precisa esperar por outra para fazer seu trabalho.
Escalabilidade
Quando uma empresa cresce, seu estoque deve aumentar proporcionalmente. Um sistema de gestão também pode aumentar e oferecer mais recursos para crescer com a empresa — e tudo isso sem exigir mais gastos em hardware. Por isso, sua empresa pode investir em outros recursos durante a expansão.
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