Quais são as melhores práticas de gestão na contabilidade para que você consiga extrair os melhores resultados para sua empresa? Essa é a questão fundamental para trilhar um caminho de sucesso em um mercado tão disputado.
Tanto escritórios de contabilidade quanto empresas com um setor de contabilidade interno podem trabalhar constantemente para otimizar esses processos. Com base nisso, é possível não apenas aumentar a produtividade, mas também extrair o máximo que a contabilidade tem a oferecer – como informações financeiras e patrimoniais muito importantes para a tomada de decisão.
Quer conhecer as melhores práticas de gestão na contabilidade? Então confira logo a seguir!
7 práticas de gestão na contabilidade para adotar na sua empresa
1. Afaste-se de reuniões inúteis
Reuniões desnecessárias tiram as pessoas do trabalho, enfraquecem a moral e podem causar estresse. É difícil recusar solicitações de reunião, pois pode ser visto como pouco cooperativo, mas você deve se capacitar (e seus funcionários) para educadamente deixar reuniões que não são relevantes.
Onde as reuniões são inevitáveis, considere a introdução de diretrizes para mantê-las focadas e curtas. Dessa forma, você ganha mais tempo para focar nas atividades de gestão na contabilidade.
2. Saiba dosar a multitarefa
A multitarefa é muitas vezes elogiada como um talento, quando na verdade é um mito. Vários estudos mostram que os humanos simplesmente não são bons nisso, mesmo quando pensam que são. Pode levar até 20 minutos para se concentrar novamente em uma nova tarefa ao alternar entre as tarefas – portanto, quanto mais multitarefas você fizer, mais tempo perderá.
Em um setor de serviços ao cliente, é virtualmente impossível eliminar a multitarefa, mas você pode estruturar seu dia para minimizá-la. Tente ajustar sua programação para que você gaste períodos maiores de tempo dedicado a um determinado trabalho. Porções maiores de tempo ininterrupto farão maravilhas para sua produtividade contábil.
3. Não perca tempo produtivo com e-mail
Havia muitas regras de produtividade nas décadas de 1990 e 2000 que recomendavam verificar o e-mail primeiro e último durante a manhã e a tarde. Abandone esse conceito. Por quê? Porque se você estiver no escritório, terá coisas mais produtivas para fazer. Verifique seu e-mail enquanto estiver em trânsito.
Provavelmente, você estará no celular pelo menos algumas vezes durante o dia – isso lhe dá tempo suficiente para gerenciar seu e-mail. A maioria das tarefas de e-mail são simples e requerem apenas uma resposta curta ou talvez um simples arquivamento. Se algo exigir mais trabalho, marque esse e-mail e volte a ele quando estiver de volta ao escritório.
4. Delegue tarefas
Você pode poupar muito o seu tempo delegando tarefas que podem ser feitas por um júnior ou assistente de administrador, mesmo se você achar que levará o mesmo tempo para ensiná-los. Se delegar não poupar tempo agora, pelo menos aumentará a capacidade de sua equipe para que você possa confiar a eles tarefas semelhantes no futuro.
Muitos profissionais se perdoam por serem maus delegadores – dizendo que é porque eles são perfeccionistas. No entanto, se você não pode delegar, será muito difícil manter as operações de contabilidade funcionando de forma plena em longo prazo.
5. Estacione seu perfeccionismo
Sempre há uma tensão entre fazer as coisas e fazer da maneira certa. A contabilidade exige atenção aos detalhes, portanto, um caso leve de perfeccionismo faz sentido. Mas muito pode atrapalhar a produtividade.
Você pode dobrar sua carga de trabalho no final de um projeto, obcecado por melhorias marginais, e ainda não conseguirá perfeito. Lute pela excelência em vez da perfeição e seja inteligente sobre como vai atrás dela. Não tente chegar lá apenas com esforço. Torne-o sistemático. Por exemplo, em vez de gastar horas de trabalho verificando a qualidade, use processos para controlar o erro humano, como:
• Protocolos de verificação, onde as pessoas verificam o trabalho umas das outras
• Automação para reduzir erros de entrada de dados
6. Contrate com sabedoria
Grande parte da satisfação do cliente e da eficiência do seu serviço depende das pessoas que trabalham para você. Além de contratar as pessoas certas, também é importante contratar o número certo de pessoas. Embora uma pessoa possa lidar com várias tarefas, algumas tarefas podem ser automatizadas ou terceirizadas.
Ter o número certo de funcionários ajuda você a aumentar a eficiência de suas tarefas contábeis, economizar custos com contratações desnecessárias e agilizar seu processo de contabilidade, o que também beneficiaria seus clientes.
7. Faça uso da tecnologia
A tecnologia pode economizar muito tempo quando falamos sobre gestão na contabilidade. Isso pode ajudar sua empresa a se manter à frente da concorrência. Revise o orçamento da empresa e certifique-se de alocar uma parcela adequada às últimas inovações tecnológicas em uso no setor contábil.
Abaixo estão mais alguns benefícios da adoção de tecnologia:
• Controle o seu tempo: manter o controle do tempo gasto para concluir o projeto é uma das boas maneiras de aumentar a produtividade. Encontre um bom software de rastreamento que possa ser executado em segundo plano para registrar o tempo gasto em um projeto específico.
• Mova a contabilidade para a nuvem: a contabilidade em nuvem não só ajudaria você a economizar tempo, mas também ofereceria vários benefícios, como colaboração em tempo real, custos reduzidos de TI e acessibilidade do software a qualquer hora e em qualquer lugar.
• Automatize suas tarefas de contabilidade: se seus funcionários ainda usam o Excel para tarefas importantes, não é um bom uso de recursos ou gerenciamento de tempo eficaz. De acordo com um relatório da FERF (Robert Half e da Financial Executives Research Foundation), apenas algumas empresas pesquisadas ainda reconciliam suas contas manualmente. A automação de tarefas contábeis pode oferecer vários benefícios e compensar os custos de sua obtenção.
Conheça o GCONTÁBIL, sistema para envio, recebimento e armazenamento de arquivos fiscais e XML
Se você busca agilidade, organização e segurança dos arquivos, precisa conhecer o GCONTÁBIL!
Com a solução web GCONTÁBIL, o envio e armazenamento dos arquivos XML e fiscais do cliente para o contador é automático. A contabilidade pode acessar as movimentações da empresa de forma on-line, no painel do contador.
Na prática, com o GCONTÁBIL é possível:
Enviar automaticamente arquivos XML
Após a conclusão da venda, os arquivos XML são enviados automaticamente para a nuvem:
• NF-e de venda;
• NFC-e;
• CF-e via SAT para o estado de SP;
• CF-e via MFE para o estado do CE;
• NF-e de compra.
Download dos arquivos
Efetuar o download dos arquivos selecionando por mês ou individualmente.
Painel do contador
A contabilidade, através de seu login e senha tem acesso ao painel do contador (página na internet), onde pode cadastrar seus contadores e as empresas vinculadas a ele, desta forma, todos os clientes que utilizam a solução ficam centralizados no mesmo painel, basta selecionar na lista a empresa que deseja consultar.
Enviar automaticamente arquivos fiscais
Os arquivos fiscais SPED e Sintegra também são enviados automaticamente.
Acesso web
Através do painel on-line da solução, os arquivos podem ser acessados pelo contador ou usuário em tempo real e de onde que estiver.
Armazenamento seguro
Os arquivos da sua empresa ficarão armazenados em servidores externos confiáveis, de forma segura e organizada.
Agilidade
Solução eficiente, segura e funcional, que proporciona praticidade diária para o usuário e contador.
Consultas
Para facilitar, os arquivos XML também podem ser buscados conforme o status da venda: autorizadas, canceladas.
Dashboard
O painel reúne informações relevantes e possui filtro por período com visualização por tipo de emissão e filtro por natureza de operação, facilitando a análise das operações e totalizadores gerados pela empresa em saídas e também entradas.
Você gostou das dicas de gestão na contabilidade? Está pronto para modernizar as rotinas contábeis com o GCONTÁBIL? Então entre em contato com a nossa equipe!
