No início de um negócio, é normal contar com modelos mais arcaicos de serviço para economizar. Anotar contas em um caderno e usar planilhas manuais são alguns exemplos. Mas com o passar do tempo, esses recursos se tornam inviáveis. Contar com a tecnologia para empresas não apenas melhora sua gestão, como é praticamente uma questão de sobrevivência.
Parece bobagem, mas é só pensar em quantos negócios e empregos foram salvos graças às videoconferências, o trabalho home office e o pagamento via Pix. Atualmente, há sistemas e aplicativos criados justamente para pequenas e médias empresas, que têm necessidades específicas e precisam de recursos de excelente custo-benefício.
Se você tem um pequeno negócio e deseja expandi-lo ou deixá-lo mais profissional, conheça agora 5 automações da tecnologia para empresas fundamentais nesse processo:
5 funções da tecnologia para empresas que vão profissionalizar seu negócio
Veja quais recursos tecnológicos vão ajudar seu negócio a crescer:
1. Gerenciadores de finanças
Muitas empresas jovens acabam não tendo uma conta própria para suas entradas e saídas, ou seja, tudo é feito na conta corrente pessoal do dono. Isso gera um problema sério: nunca se sabe o que é do negócio e o que é do gestor. As chances de que ele gaste além do que deveria e acabe comprometendo as contas da empresa são grandes.
Isso sem falar de não ter uma reserva financeira para momentos de crise. Pandemia, crises econômicas, alta do dólar e do petróleo mostram que fatores que parecem muito distantes podem afetar drasticamente uma empresa, principalmente se for pequena. Ter uma quantia de emergência armazenada pode salvar um negócio da falência.
Nesses casos, uma tecnologia para empresas muito útil é um gerenciador de finanças — um sistema ou aplicativo capaz de controlar as contas e o fluxo de caixa, além de organizar o planejamento da empresa.
A grande vantagem aqui é não precisar de papel ou planilha, isso porque o sistema faz tudo automaticamente. Esse processo ocorre pois, em muitos casos, há o controle de estoque atrelado. Portanto, quando um mercado vende algum item, por exemplo, ele já é descontado do que está anotado no sistema.
2. Controle de ponto
Ao chegar na empresa, o funcionário precisa deixar o nome? Ele ainda passa o cartão de papelão no relógio cartográfico para mostrar que chegou ou saiu? Em pleno século XXI, essas funcionalidades são arcaicas e já não cabem mais no mundo dos negócios.
Uma tecnologia para empresas voltada a oferecer segurança e manter a gestão dos funcionários é o controle de ponto eletrônico. Com ele, é possível mostrar com confiança e precisão os horários de chegada, almoço e saída de cada colaborador.
Outra vantagem do controle eletrônico é a possibilidade de gerenciar o tempo de trabalho dos funcionários home office. Afinal de contas, nem todas as funções precisam ser exercidas no ambiente físico. Por meio de aplicativos, o gestor consegue controlar o expediente sem prejudicar o colaborador.
3. Compartilhamento em rede
Muitas empresas ainda trabalham com armazenamento físico, feito nos computadores da própria empresa e compartilhado na intranet local. O problema é que isso não só limita a possibilidade de expansão do armazenamento, como também atrapalha o acesso para quem está fora da empresa ou trabalha em home office.
Uma das tecnologias para empresas mais usadas atualmente é a nuvem. Em vez de guardar os documentos dentro dos computadores da empresa, o armazenamento é feito por terceiros, por meio de um provedor. Então, esse serviço é oferecido por demanda: a empresa pode solicitar um armazenamento de menor porte e, conforme o uso de programas e o crescimento dos arquivos que necessitam ser salvos, ela pode pagar um valor maior e aumentar o espaço disponível.
4. Controle de estoque
O controle de estoque é essencial para qualquer empresa que trabalhe diretamente com a venda de produtos e serviços. No entanto, escritórios também precisam ter armazenados itens que são fundamentais para a execução de seus trabalhos. Sem um bom controle de estoque, isso fica inviável.
Ter um funcionário anotando item por item do estoque ficou no passado. Além de ser extremamente cansativo, esse controle é passível de erro humano. O controle de estoque eletrônico é uma tecnologia para empresas muito mais precisa: quando um produto é vendido, por exemplo, ele é automaticamente descontado do estoque. E, na entrega dos fornecedores, a inserção é automática.
Como visto, é muito importante que estoque e finanças estejam atrelados. Assim, é possível saber o quanto será gasto com itens que acabaram e quais não necessitam de tanto investimento no momento.
Para controlar seu estoque, a Gdoor oferece o Gslim, um sistema desenvolvido para fazer esse trabalho por meio da nota de compra e saída. Com dele, sua empresa consegue:
- Emitir nota fiscal eletrônica de venda, contra-nota, exportação, emissão de carta de correção eletrônica e nota conjugada;
- Emitir nota fiscal eletrônica do consumidor (NFC-e) e o Sistema Autenticador e Transmissor (SAT);
- Cadastrar e registrar a entrada de todos os produtos na loja automaticamente;
- Cadastrar todos os clientes de maneira prática e rápida.
5. Gestão empresarial
Um sistema mais robusto é ainda mais importante para negócios que desejam se expandir e criar filiais. Ele centraliza o controle e, ao mesmo tempo, permite que todas as lojas tenham acesso. Gestores conseguem organizar diferentes aspectos de uma mesma empresa e fazê-los funcionar coordenadamente.
A Gdoor desenvolveu o Gpro, um sistema de gestão completo, com funcionalidades essenciais para diferentes setores. Suas principais funções são:
- Emissão de Nota Fiscal eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e), Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDF-e) e Nota do Produtor Rural (NFP-e);
- Geração de etiquetas personalizáveis de estoque, clientes, fornecedores e ordem de serviço. Compatível com impressoras matriciais, jato de tinta, laser, de gôndola Zebra e Argox;
- Pedidos de venda e compra, com módulos de orçamento e dados importados diretamente para a nota fiscal;
- Mais de 400 modelos de relatórios completos, que podem ser gerados em PDF, visualizados em telas ou impressos;
- Arquivos fiscais, como SPED Fiscal, EFD Contribuições, (SPED PIS/COFINS), CEF2, EDOC, REDF e SINTEGRA;
- Importação do XML da nota de compra, com cadastramento automático de fornecedor e produto;
- Cadastro pelo CNPJ, possibilitando a importação de dados do cliente ou fornecedor;
- Cotação de compra, que auxilia o setor responsável na tomada de decisões.
É também uma excelente opção para quem deseja um gerenciador de finanças, já que conta com alguns módulos para controle financeiro.
Pronto para investir nessas tecnologias para empresas? Como visto, a Gdoor oferece uma série de sistemas que vão organizar, controlar e otimizar os processos mais importantes do seu negócio. Entre em contato e fale com um especialista!
