Assim como a área financeira, a contabilidade tem papel essencial para o sucesso de um negócio. Afinal, ela é responsável por acompanhar as transações, identificar lucros e prejuízo, orientar sobre os pagamentos de encargos e tributos, entre outras ações importantes para a manutenção da sua empresa.
Contudo, devido às inúmeras demandas que o setor atende, alguns empresários podem encontrar dificuldades em lidar com o escritório de contabilidade. Você está passando por uma situação assim? Continue a leitura e confira dicas para melhorar os seus processos contábeis!
A importância de ter uma contabilidade para a empresa
A contabilidade de um negócio é obrigatória e pode ser feita internamente ou com o apoio de escritórios prestadores de serviços contábeis.
A atuação da área contábil deve ser feita de forma correta para que não aconteçam problemas no futuro, como multas ou processos trabalhistas, devido à irregularidade no recolhimento dos encargos e impostos, por exemplo. Entre as atribuições do setor estão:
- Orientação sobre a escolha do melhor regime tributário;
- Cumprimentos da legislação fiscal, trabalhista e previdenciária;
- Cálculo da folha de pagamento de funcionários;
- Controle de documentos;
- Elaboração de relatórios de balanço patrimonial, fluxo de caixa, controle de faturamento, entre outros;
- Elaboração de demonstração de resultados do exercício (DRE);
- Entre outras funções.
Como foi possível perceber, a contabilidade inclui diversas atividades burocráticas e é comum que os empreendedores e pequenos empresários encontrem dificuldades nesse processo, tendo em vista que ainda precisam lidar com outras responsabilidades operacionais.
Diante disso, é importante contar com o apoio especializado, como contador autônomo, escritório de contabilidade ou contratação de equipe qualificada para ter a garantia de que a sua empresa está com a atuação regularizada.
Como escolher uma boa contabilidade
A contratação de um escritório de contabilidade costuma ser uma das principais preferências dos administradores, incluindo de PMEs. Assim, é possível terceirizar as tarefas e focar a atenção em outros elementos estratégicos para o andamento do negócio.
Para escolher o melhor escritório, é preciso pesquisar bem, buscar por indicações de outros empresários, conferir se o ele tem referências e boa reputação. Essas pesquisas podem ser feitas no site da empresa, nas páginas das redes sociais e pela internet.
Sempre verifique os serviços oferecidos. A atuação da contabilidade pode ir além do cumprimento de obrigações legais, há escritórios e contadores que realizam consultoria financeira, planejamento tributário, entre outras funções.
Mais uma dica é conferir se o escritório usa tecnologias que podem facilitar os processos contábeis e observar os canais de atendimento e suporte, que devem ser adequados para resolver problemas com agilidade, tirar dúvidas, enviar documentos, etc.
Além disso, verifique se ele possui especialização em algum segmento. A atuação em uma área específica, como ramo alimentício ou comercial, pode garantir mais qualidade e exatidão.
Como melhorar os processos contábeis
Geralmente, os documentos e relatórios elaborados pela contabilidade contam com prazo para envio, portanto, a atuação deve ser eficiente para evitar atrasos, juros e multas.
É preciso estabelecer bons processos com o escritório para alinhar as responsabilidades das partes e melhorar o andamento das tarefas. Nesse sentido, há algumas dicas que podem ajudar. Confira, a seguir!
Faça uma integração com a sua contabilidade
Se você optou por realizar a contabilidade com um escritório de contabilidade ou contador autônomo, após fechar o contrato é recomendado fazer uma integração para entender a rotina e as obrigações de todos os envolvidos e definir os melhores processos para que as atividades sejam executadas com excelência.
Para que a contabilidade realize o seu trabalho nos prazos previstos em lei, ela deve receber toda a documentação sem atrasos. Diante disso, é necessário definir prazos, entender como deve ser feito o envio desses arquivos, entre outros procedimentos.
Esses detalhes, geralmente, constam no contrato. Entretanto, realizar uma integração pode facilitar esse alinhamento inicial.
Estabeleça um cronograma com a sua contabilidade
Um dos passos para melhorar os processos com a sua contabilidade é solicitar um cronograma com as datas das obrigações do negócio, como envio de documentos e pagamento de encargos trabalhistas e tributários.
Com esse cronograma em mãos, a empresa consegue aumentar a organização para enviar os dados no prazo e evita ter problemas por atraso. Além disso, sabendo das datas desses pagamentos, é possível controlar melhor o fluxo de caixa.
A lista de documentos pode variar de acordo com o porte da empresa, regime de tributação, entre outras características. Veja abaixo quais são necessários e demandam envio periódico:
- Notas fiscais de entrada e saída;
- XML de notas fiscais, SPED fiscal ou arquivo SINTEGRA;
- Extratos bancários;
- Conciliação bancária;
- Relatórios de despesas;
- Documentos trabalhistas.
A quantidade de documentos pode assustar, mas vale destacar que, hoje em dia, é possível otimizar essas tarefas com a aplicação de ferramentas tecnológicas. Assim, o processo para a organização e o envio dos arquivos fica mais ágil.
Defina os canais de comunicação
Escolher canais de comunicação adequados é fundamental para manter uma comunicação eficiente com o seu contador.
Atualmente o WhatsApp e outros aplicativos de mensagem podem ser bastante práticos em caso de dúvidas. Contudo, esse pode não ser o local ideal para tratar todas as questões contábeis.
Dependendo do assunto, é recomendado fazer essas trocas de mensagens por e-mail, assim as informações ficam registradas com mais segurança, facilitando a consulta, caso seja necessário. Se o tema for mais complexo, também pode ser indicado agendar reuniões pessoais ou por vídeo de tempos em tempos para que o assunto seja discutido de maneira mais ampla.
Invista em ferramentas tecnológicas
Outra atitude significativa para quem deseja melhorar os processos com a contabilidade é automatizar as tarefas.
O investimento em ferramentas tecnológicas pode ser bastante positivo para a rotina da empresa e para a contabilidade, pois reduz erros, facilita o envio e a organização de documentos, entre outras tarefas.
O uso de softwares financeiros também é positivo para acompanhar o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, entre outros dados. A integração da ferramenta com a contabilidade facilita o acesso às informações, visto que tanto o gestor quanto o contador da empresa podem ter acesso aos arquivos.
Uma das responsabilidades da área contábil é o controle e a organização de documentos. Esses arquivos devem ser armazenados em local seguro e de fácil acesso. Nesse sentido, contar com um software para a gestão de documentos pode ajudar. O Gcontábil, por exemplo, possibilita receber, organizar e armazenar notas fiscais.
Essas são as principais dicas para melhorar os processos com a sua contabilidade. A atitude é essencial para os resultados do negócio, afinal é importante ter acesso às informações da empresa de forma facilitada para tomar as melhores decisões e evitar imprevistos.
Gostou do texto? Precisa de uma solução para otimizar a contabilidade da sua empresa? Então conheça o Gcontábil!
