Você ainda usa uma planilha para fazer o controle de estoque da sua loja de roupas? Calma, você não está sozinho nessa! Muitas empresas ainda utilizam o Excel para gerenciar a entrada e a saída de mercadorias e saber a rotatividade dos produtos vendidos. A ferramenta também ajuda a fazer análises e previsões.
No entanto, uma boa solução de controle de estoque otimiza processos, evita o retrabalho e garante que os dados armazenados não sejam perdidos ou roubados. Será que o Excel cumpre com todas essas expectativas? Infelizmente, não. O software não acompanha a evolução do mercado e não consegue suprir as necessidades de uma empresa com um alto giro de estoque.
Já se convenceu? Separamos algumas razões que vão mostrar por que você deve deixar de usar o Excel no controle de estoque da empresa. Confira a seguir!
Por que abandonar a planilha no controle de estoque da sua loja de roupas?
1. Perda de dados
Preencher e atualizar uma planilha é um trabalho demorado. Requer bastante atenção. Agora, imagine que a poucos minutos de finalizar o trabalho, o computador trave e seja preciso reiniciá-lo. A pior parte vem agora: ao entrar no arquivo, você descobre que as alterações não foram salvas.
Ou seja, todo o trabalho dos últimos dias foi perdido. Infelizmente, cenários como esse acontecem com muita frequência. O Excel não recupera as informações de forma automática. Além disso, é preciso salvar as alterações antes de fechar o software.
2. Atualização manual do estoque
Outro problema de utilizar a planilha para o controle de estoque é a falta de automatização. Como você sabe, quem utiliza o Excel precisa inserir os dados manualmente. Mesmo os gestores que utilizam atalhos precisam digitar dados, nomes e códigos e conferi-los com certa frequência. Afinal, todas peças de roupas precisam ser discriminadas corretamente, não é mesmo?
Empresas com grande volume de produtos e com alto giro de estoque precisam de uma ferramenta que de fato atenda a sua demanda. A entrada e a saída de produtos tem que ser revisadas com certa frequência. Assim, a loja não ficará desabastecida e nem os clientes frustrados. Isso seria uma péssima estratégia de marketing, certo?
Além disso, a atualização manual é suscetível a erros de digitação ou a duplicidade de dados. Isso, é claro, compromete o controle de estoque, acarretando grandes perdas financeiras.
3. Falta de segurança
O Excel conta com alguns recursos de segurança. Por exemplo, para acessar a planilha, é preciso fornecer login e senha.
No entanto, essa camada de proteção é facilmente quebrada, deixando dados sensíveis da empresa totalmente expostos e vulneráveis a pessoas não autorizadas. Além disso, a empresa pode sofrer um ataque cibernético. Nesse caso, todas as informações constantes na planilha serão facilmente expostas.
Para evitar que os dados sejam acessados por terceiros, um bom programa de gestão de estoque conta com sistemas de segurança mais robustos, como a criptografia. Isso garante uma camada adicional de segurança.
4. Falta de integração com os outros setores
Os diferentes setores da empresa devem se comunicar e compartilhar informações. Os dados do estoque da loja, por exemplo, são analisados com frequência pela área de vendas. Assim, fica fácil saber quantos produtos serão negociados nos próximos dias. Já o setor de compras precisa controlar quando comprar mais itens, por isso, tem que acessar o número de itens vendidos em determinado período.
Uma boa ferramenta de gestão de estoque integra todos os setores – funcionalidade que o Excel não tem. Ao usar o software, cada área utiliza uma planilha, atualizando-a sempre que os dados forem fornecidos por outro departamento da empresa.
5. Dificuldade em controlar a reposição de mercadorias
Sempre que chegam mais itens, a loja de roupa insere no sistema a data de compra, o prazo médio de giro, o código do produto, o valor pago aos fornecedores e a data da venda.
Claro, esses dados variam de loja para loja. Algumas simplificam esse processo enquanto outras precisam de um volume maior de dados. O fato é que o Excel não conta com recursos nesse sentido, sejam eles simples ou mais complexos. Ou seja, a ferramenta não ajuda a loja de roupas a controlar a reposição de mercadorias.
Então, qual a melhor forma de gerir o estoque da loja de roupas?
Contar com uma ferramenta tecnológica é fundamental para que a loja de roupas consiga gerir o estoque de maneira simples e rápida. Uma boa solução de controle de estoque deve contar com processos simples e integrados, evitando erros e o perigo de perder documentos e dados valiosos da empresa.
O software também precisa permitir o compartilhamento de informações entre os diferentes setores da empresa. Assim, fica fácil controlar a demanda e projetar as vendas futuras. As soluções Gdoor possuem justamente essa finalidade. Com o nosso sistema, você controla seu estoque de forma simples e rápida — assim, a empresa não vai ficar com produtos encalhados no estoque e nem deixar os clientes sem o item que tanto desejam.
Além disso, a ferramenta identifica os produtos com maior rotatividade, facilitando a necessidade de reposições futuras.
Por meio dos relatórios, os gestores podem verificar ainda o histórico de vendas ou o crescimento da demanda e assim se planejar para os próximos meses. Vale destacar ainda que uma ferramenta de controle de estoque deve ser segura, garantindo a integridade dos dados e informações sigilosas da empresa.
A loja de roupas vende os produtos de fabricação própria? Nesse caso, você sabe que tem que se desdobrar para cadastrar todos os insumos utilizados. Um sistema de gestão torna essa tarefa muito mais simples, pois controla em tempo real todos os materiais que serão utilizados, assim como os que estão em falta.
Agora que você sabe por que abandonar a planilha no controle de estoque loja de roupas, que tal conhecer melhor todas as vantagens que só a Gdoor oferece?
