Hoje em dia, com o grande avanço da tecnologia, as empresas já não usam mais a nota fiscal física para oficina mecânica.
Aqueles bloquinhos de papel estão extintos e foram substituídos por notas fiscais eletrônicas.
As notas fiscais eletrônicas são emitidas por softwares específicos conectados e integrados com os sistemas do governo.
A importância de emitir nota fiscal para oficina mecânica
A nota fiscal para oficina mecânica comprova as transações comerciais e o recolhimento de impostos que envolvem os processos de compra e venda.
Toda empresa é obrigada a emitir o documento quando realiza uma transação comercial.
Em outras palavras, esse documento certifica que as mercadorias são legalizadas e registradas.
Inclusive, não emitir a nota fiscal para oficina mecânica é considerada uma prática de sonegação fiscal, o que é crime.
Se o documento não for emitido pela empresa, há sérios riscos para o empreendedor.
De acordo com a Lei 4.729/1965, a ação constitui sonegação de impostos.
Veja quais são os maiores problemas causados:
Multa
Se o responsável pela empresa que não emitiu nota fiscal for réu primário, deve pagar uma multa correspondente a até 10 vezes do valor sonegado.
Além de serem cumulativas, as infrações são compostas de juros que elevam ainda mais a quantia devida.
Apreensão
Pode ser aplicada nos casos de circulação de produtos.
O transporte é interceptado e a carga irregular é apreendida na fiscalização.
Prisão
Em último caso, o empreendedor pode ser preso por até cinco anos, se houver reincidência.
Perda de garantias
A emissão da nota fiscal para oficina mecânica ajuda a assegurar a garantia dos produtos e serviços prestados.
O documento comprova a característica da mercadoria e a data em que a transação foi realizada.
Dificuldade de conseguir crédito
Outro problema ao não emitir nota fiscal para oficina mecânica é a dificuldade de obter crédito para seu negócio.
Isso porque sem o documento, você emite informações junto ao fisco e não consegue provar qual o valor correto que sua empresa possui em caixa.
Como o valor declarado será sempre menor do que o real, o banco entende que você não é capaz de arcar com o pagamento do empréstimo e irá negar o benefício para você.
Como fazer uma boa gestão de nota fiscal para oficina mecânica
É fundamental que você não só emita nota fiscal para oficina mecânica como também faça uma gestão eficiente desses documentos.
Além disso, uma boa organização pode auxiliar no controle financeiro da empresa e garantir o crescimento sustentável.
Quer saber como fazer isso? Confira nossas dicas a seguir.
1. Entenda bem a legislação sobre emissão de nota fiscal
É fundamental que o responsável pelo processo de gestão de nota fiscal conheça, mesmo que o básico, sobre a legislação que rege o regime tributário do negócio.
Com isso, fica muito mais fácil gerenciar o processo de forma correta e evitar possíveis problemas com o fisco e, inclusive, para o negócio.
2. Tenha um ou mais responsáveis pelas notas fiscais
O ideal é definir um ou mais responsáveis especificamente pela emissão da nota fiscal para oficina mecânica.
Opte por um colaborador que tenha formação ou conhecimento na área contábil, ou fiscal, e com experiência em gestão financeira.
Quanto mais conhecimento o profissional tiver, menores são os riscos para sua empresa.
Além disso, é essencial criar rotinas e processos muito bem definidos em relação à emissão e armazenamento das notas fiscais.
3. Verifique se as notas que você recebe são autênticas
Checar a autenticidade das notas fiscais para oficina mecânica também é uma boa prática para o controle eficiente desses documentos.
Sempre que você receber um pedido, faça essa verificação no site da Receita Federal a partir do número da chave de acesso.
Isso evita que você tenha problemas futuros com o fisco.
4. Preencha as notas fiscais com atenção
Para garantir uma gestão eficiente das notas fiscais para oficina mecânica preste muita atenção na hora de preencher os documentos.
Qualquer informação inserida de maneira equivocada pode gerar consequências graves para o seu negócio, como multas pesadas e outras penalidades.
5. Faça um armazenamento seguro das NFS-e
A organização é parte fundamental do processo de gestão de NFS-e eficiente.
Por isso, separe todas as que foram emitidas em pasta dentro do computador ou servidor.
Procure separar por data, mês, ano, clientes, e informações que facilitem o processo de busca quando for necessário.
Assim, com uma possível fiscalização, você pode ter certeza que tem tudo que precisa.
6. Conte um software de gestão
Automatizar a emissão da nota fiscal para oficina mecânica é uma forma eficiente de garantir uma boa gestão desses documentos.
O software te ajuda a evitar erros e a minimizar falhas humanas que podem custar muito caro para sua empresa.
Ter uma ferramenta dessas ajuda a manter a empresa dentro da lei e oferece diversas funcionalidades que executam tarefas de forma automática.
Isso gera mais agilidade e produtividade para as equipes, ao otimizar processos.
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