Como você costuma enviar as notas fiscais para o seu contador? Já pensou em simplificar esse processo para economizar tempo e evitar falhas? Atualmente, existem tecnologias que podem ajudá-lo nesta missão de enviar nota fiscal.
A comunicação eficaz entre a empresa e o contador é importante para qualquer negócio. Como a contabilidade é uma parte intrínseca de qualquer negócio, sobretudo, é essencial que as informações sejam enviadas de forma eficiente.
Quer descobrir qual é a melhor forma de enviar nota fiscal para o seu contador? Confira ao longo deste artigo!
A importância da comunicação entre empresa e contador
A comunicação com o seu escritório de contabilidade – que inclui o processo de enviar as notas fiscais – é de grande importância para que as informações contábeis estejam sempre atualizadas e precisas. Veja como isso gera benefícios na prática:
Ajuda a gerência a tomar boas decisões
Todavia, o uso mais importante dos dados contábeis é para comunicar informações significativas, permitindo que a administração tome boas decisões. Para serem eficazes, as informações contábeis precisam fazer sentido e ser compreendidas.
Mostra aos investidores como o negócio está indo
Outro usuário importante das informações contábeis é o investidor, que, antes de tudo, deseja saber como está o desempenho financeiro de um negócio. Normalmente, essas informações são enviadas por meio de relatórios padrão, como por exemplo balanços e demonstrações de resultados.
Além disso, um balanço mostra ativos, incluindo dinheiro, passivos e patrimônio líquido. Uma demonstração de resultados apresenta receitas e despesas de um negócio em um determinado momento.
Pagamento de impostos
As informações contábeis precisam ser comunicadas de maneira adequada às entidades governamentais no caso de impostos. Desse modo, você precisa enviar as informações financeiras e patrimoniais corretamente para o contador – e a comunicação é um ponto crucial.
Mostra que você é bom para um empréstimo
Por outro lado, os bancos também podem querer analisar a situação financeira das empresas, tornando a comunicação dos assuntos contábeis uma prioridade em muitas empresas. Essas instituições geralmente estão interessadas em fluxos de caixa, portanto, podem exigir relatórios especiais sobre a liquidez da empresa, incluindo contas a receber e a pagar de curto prazo.
Como enviar nota fiscal para o seu contador?
Afinal, quais são as formas para enviar nota fiscal para o contador? Veja a seguir:
Correspondência
A postagem por correspondência ainda é uma alternativa usada por empresas que ainda não se atualizaram no mundo digital. Mas, em comparação com outros métodos, a correspondência é lenta, menos segura e mais difícil de acertar (os endereços costumam mudar).
Por e-mail
Os endereços de e-mail são mais fáceis de acertar e os documentos chegam rapidamente. No entanto, apenas verifique se você está enviando para a pessoa ou departamento certo.
Via compartilhamento on-line
Você pode usar a tecnologia da nuvem para enviar nota fiscal para o seu contador. Trata-se de um método simples e que pode agilizar consideravelmente os processos, bem como, manter todos os documentos salvos em um mesmo ambiente.
Software de contabilidade
Enfim chegamos a melhor forma de enviar nota fiscal para o seu contador: usando um software de contabilidade. Essa solução digital é construída para facilitar a comunicação entre empresas e escritório de contabilidade, ou seja, efetua o envio automático dos documentos.
Conheça o Gcontábil
Quando falamos sobre software para contabilidade, decerto, o grande destaque é o Gcontábil.
Trata-se de um sistema de gestão que envia, recebe e armazena arquivos XML e fiscais automaticamente.
Com a solução Gcontábil, o envio de arquivos XML e fiscais do cliente para o contador é automático. Assim, a contabilidade pode acessar as movimentações da empresa de forma on-line, no painel web do contador.
Funcionalidades do Gcontábil
O Gcontábil possui diversas facilidades, por exemplo:
Envio automático de arquivos XML
Após a conclusão da venda, os arquivos XML são enviados automaticamente para a nuvem:
- NF-e de venda;
- CF-e via SAT para o estado de SP;
- NFC-e;
- CF-e via MFE para o estado do CE;
- NF-e de compra.
Envio automático de arquivos fiscais
Esses arquivos também serão gerados pelo sistema e enviados automaticamente todo mês, como por exemplo o SPED e Sintegra.
Download dos arquivos
O Gcontábil permite efetuar o download dos arquivos selecionando por mês ou individualmente.
Painel do contador
A contabilidade, através de seu login e senha tem acesso ao painel do contador, assim, ela pode cadastrar seus contadores e as empresas vinculadas a ele.
Isto é, todos os clientes que utilizam a solução ficam centralizados no mesmo painel, basta selecionar na lista a empresa que deseja consultar.
Armazenamento seguro
Os arquivos da sua empresa ficarão armazenados em servidores externos de alta performance, de forma segura e organizada.
Agilidade
Solução eficiente, segura e funcional, que proporciona praticidade diária para o usuário e contador.
Consultas
Para facilitar, os arquivos XML também podem ser buscados conforme o status da venda: autorizadas, canceladas, bem como as inutilizadas.
Você já sabia qual é a melhor forma de enviar nota fiscal para o seu contador? Quer conhecer melhor os recursos do Gcontábil? Entre em contato com a nossa equipe!
