Como a sua empresa trabalha com a organização das notas fiscais? Se não houver um controle, a sua organização pode estar exposta a problemas, como irregularidades e até desperdício em sua operação. Por isso, é importante que se saiba como separar notas fiscais para contabilidade de modo ágil e eficiente.
Para ajudar você nisso, no artigo de hoje, falaremos mais sobre o processo de separação de notas fiscais. Com isso, poderemos mostrar para você como uma ferramenta de automação especializada pode transformar a tarefa de separar notas fiscais, trazendo a ela mais rapidez e assertividade. Você já parou para pensar nas vantagens potenciais em ter maior controle sobre as rotinas contábeis de seu negócio? Continue a leitura e saiba mais a seguir.
Como separar as notas fiscais para contabilidade do modo tradicional pode estar prejudicando seu negócio?
Se você tem uma empresa em operação, é provável que já exista um método que o seu setor financeiro utiliza para separar as notas fiscais. Caso você esteja começando o seu próprio negócio ou, ainda, não disponha de uma estrutura ou serviço dedicado, pode ser que existam dúvidas e gargalos associados a essa rotina. Por isso, é bom entender como o processo de como separar notas fiscais para contabilidade funciona tradicionalmente.
Quando uma transação é confirmada em um setor, como compras e vendas, por exemplo, é necessário efetuar a emissão de um documento fiscal. Com isso, a função da nota fiscal é a de registrar os produtos e valores dessa transação, bem como a sua data, hora e partes envolvidas.
No entanto, empresas que não investem em um sistema de organização para essas atividades acabam por separar notas fiscais de forma descentralizada, em diversos aspectos. Isso culmina em diversos problemas, como por exemplo, a perda dos arquivos eletrônicos e falta de espaço para armazenamento. Ou, ainda, de setores dentro da empresa que não atualizam a emissão dos documentos.
Com isso, a maneira tradicional, feita, de modo manual ou com o uso de diferentes tecnologias, acaba se mostrando contraproducente e – muitas vezes – problemática, gerando erros e retrabalhos que prejudicam o bom andamento e a conformidade das rotinas financeiras, tributárias e fiscais dos negócios.
Como separar notas fiscais para contabilidade com o uso do Gcontábil
Em diversos segmentos empresariais a tecnologia especializada veio para trazer mais agilidade, eficiência, automação e produtividade.
Quando pensamos em como separar notas fiscais para contabilidade, isso não é diferente. Há soluções que permitem eliminar focos de erros e atrasos, além de atividades que não geram valor para o seu cliente.
Com isso, utilizar uma ferramenta especializada no trabalho com as notas fiscais não é útil apenas para a tarefa de sua organização. Uma solução pensada nas rotinas de contabilidade, como é o caso do Gcontábil, permite também que a emissão e a organização do fluxo dessas notas fiscais sejam controláveis de forma automática. Isso significa que a sua empresa não precisa alocar profissionais para realizar esse tipo de tarefas operacionais e padronizáveis, ou seja, pode direcioná-los a atividades que gerem mais valor e retorno direto para o seu negócio.
Desse modo, ao separar notas fiscais para finalidades de fiscalização e pagamentos de tributos de forma automática, a sua empresa ganha em performance e pode ver seus resultados melhorarem de maneira mais global.
Isso porque, o Gcontábil permite, por exemplo:
Automação no envio de NF-e e de NFC-e
É comum que uma empresa de pequeno ou de médio porte tenha problemas de agilidade ao separar as suas notas fiscais. Mas isso não precisa ser assim.
O Gcontábil permite, logo após o fechamento da venda ou compra, a ação automatizada de enviar NF-e (Notas Fiscais eletrônicas), bem como de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) por meio da nuvem. Sendo assim, os arquivos poderão ser acessados de qualquer lugar.
Integração e envio de arquivos XML
Além do envio de NF-e e NFC-e, outros tipos documentos também são enviados e armazenados pelo Gcontábil. É o caso do CF-e no estado de São Paulo, com o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor), e do Ceará, com o MFE (Módulo Fiscal Eletrônico). Ainda, arquivos fiscais, como o SPED e Sintegra, também podem ser enviados de forma automática com o uso do Gcontábil.
Painel personalizado para o contador
Um dos primeiros passos para que você possa ter mais assertividade em como separar notas fiscais para contabilidade com o Gcontábil é mapeando o seu fluxo.
Por isso, a ferramenta Gcontábil conta com um painel com acesso, protegido por login e senha. Nele, é possível cadastrar contadores e empresas, fazendo com que todos os clientes estejam selecionados no mesmo painel. Isso facilita na busca por empresas ou períodos específicos, por exemplo.
Segurança no armazenamento dos seus documentos
Sem uma solução de organização especializada, a tarefa de separar notas fiscais manualmente está sujeita a diversos riscos.
Com o Gcontábil, todos os arquivos fiscais e XML são armazenados automaticamente em servidores externos de alta performance. Isso garante maior segurança e organização para os seus documentos.
Agilidade no acesso aos arquivos e nas rotinas contábeis
É importante considerar que, além de separar notas fiscais, uma boa tecnologia como o Gcontábil promove uma cultura organizacional de coleta e registro de dados dinâmica.
Assim, com a possibilidade de acesso dos painéis online, é possível ter os arquivos visíveis em qualquer dispositivo com acesso à internet. Com isso, tanto o usuário quanto o contador podem ter maior praticidade em suas rotinas.
Considerações finais sobre como separar notas fiscais para contabilidade
Como vimos, dispor de uma solução tecnológica que realize o gerenciamento das notas fiscais de sua empresa significa minimizar riscos e erros, além de otimizar o tempo produtivo da equipe.
Além de facilitar a tarefa de separar notas fiscais, esse tipo de tecnologia permite lançar e conferir dados no painel de contabilidade de forma prática e otimizada. Isso beneficia o processo de forma ampla e torna as movimentações financeiras de sua empresa mais ágeis.
Lembre-se de que consultar cada nota fiscal manualmente demanda muito trabalho e que está propenso a erros pela ação humana.
Diferentemente disso, soluções especializadas, como o Gcontábil, permitem que você possa separar as notas fiscais para contabilidade de maneira eficiente e automatizada, tornando os seus processos mais integrados e inteligentes dentro da empresa. Assim, a gestão de sua companhia pode focar os seus esforços em estratégias e funções com maior potencial de retorno direto.
E então, ficou mais claro como separar notas fiscais para contabilidade com o Gcontábil pode ser vantajoso?
Você ainda tem problemas para desenvolver esse tipo de rotina? Quer conhecer mais sobre as funcionalidades do Gcontábil? Então, entre em contato com nossos consultores e passe agora mesmo a automatizar os seus processos de emissão e organização de notas fiscais.
