Conheça o GCONTÁBIL, a nova solução desenvolvida pela GDOOR Sistemas. Com ele o envio de arquivos XML e fiscais do cliente para a contabilidade será automático e ela poderá acessar as movimentações da empresa de forma on-line, no painel do contador.
Do bloco de notas…
Atualmente, emitir uma nota fiscal é algo comum, uma tarefa simples e rápida, você não acha?
Mas como tudo pode ser aperfeiçoado, desenvolvemos o GCONTÁBIL para facilitar ainda mais este processo.
Porém, nem sempre foi desta forma, para quem não lembra, há pouco tempo, nos anos 2000 as notas fiscais eram feitas manualmente, em talões que necessitavam de autorização do Fisco para impressão gráfica, o AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal).
As empresas precisavam fazer um “estoque” de blocos de notas novas, além de possuir um grande espaço físico para armazenar os já utilizados.
O custo também era alto, as notas possuíam até 5 vias e não podiam ter rasuras, gerando assim um grande desperdício, com notas e mais notas canceladas.
Para a inovação
O avanço se deu somente no ano de 2007, com o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, onde foi instituído o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e com ele a NF-e (Nota Fiscal eletrônica), uma proposta totalmente computadorizada, com objetivo de facilitar a fiscalização, unificar as emissões, armazenamento e autenticação de livros e documentos que fazem parte das escriturações contábil e fiscal das empresas.
Os testes iniciaram em algumas empresas no ano de 2008 e em 2009 o sistema foi expandido para a maioria das empresas tributadas pelo lucro real, passando a contemplar também as empresas tributadas pelo lucro presumido a partir de 2014.
Hoje, no modelo eletrônico, a emissão de nota fiscal é muito mais prática e econômica, necessitando apenas do sistema GDOOR e um certificado digital, gerando dois arquivos: o XML e o DANFe.
Finalidade do DANFe
Diferente do arquivo XML (unicamente digital), o DANFe é gerado no formato “.PDF” e pode ser impresso, trata-se de uma versão simplificada da nota fiscal, utilizado no transporte de mercadorias e não tem validade fiscal, desta forma não precisa ser arquivado.
Contudo, carrega uma informação muito importante: a chave de acesso, que são 44 dígitos, utilizados para consultar a nota fiscal, verificar cartas de correção e baixar o XML.
Você sabe o que é um XML?
eXtensible Markup Language – XML – é um tipo de linguagem de marcação, utilizada para definir padrões e formatos de exibição dentro de um documento, feita pelo uso de marcadores ou tags. Seu objetivo principal é a facilidade de compartilhamento de dados através da internet.
O arquivo XML é unicamente digital, gerado após a emissão e a validação da nota fiscal, onde a mesma ficará armazenada eletronicamente, tendo sua validade garantida por meio de uma assinatura digital, ele deve ser armazenado eletronicamente por no mínimo de 5 anos.
Os 5 anos de guarda
Como você já sabe, os arquivos XML das notas fiscais emitidas devem ser guardados por no mínimo 5 anos mais o ano de emissão, mas você sabia que essa obrigatoriedade se estende para as notas recebidas de fornecedores também?
É isso mesmo, a obrigatoriedade é tanto do emitente quanto do destinatário.
Uma fiscalização da Receita Federal pode ocorrer sem aviso prévio, e caso sua empresa não apresente algum XML solicitado no momento da fiscalização, pode ser autuada e o valor da multa chegar a R$ 1.000,00 por documento faltante.
A responsabilidade do armazenamento dos XML é exclusiva do contribuinte, caso ocorra perda dos arquivos eletrônicos, a SEFAZ não disponibiliza a recuperação dos mesmos, sendo necessário a chave de acesso de cada nota para seu respectivo download individual.
Considerando tudo isso e o faturamento da sua empresa, estamos falando de milhares de arquivos, não é mesmo?
Por isso sua empresa precisa de uma solução eficiente, segura e funcional, que ofereça praticidade e rapidez no momento de uma busca por determinado arquivo, esta é somente uma das ferramentas que o GCONTÁBIL irá lhe proporcionar.
O que é o GCONTÁBIL?
É uma solução web para envio e armazenamento de arquivos fiscais e XML, o acesso pode ser efetuado on-line, de qualquer local, pelo usuário ou pelo contador.
Inicialmente será disponibilizado como um adicional as soluções desktop GDOOR PRO e GDOOR SLIM.
Entenda na prática como será para você, usuário GDOOR
Após a aquisição e liberação do módulo adicional, o revendedor fará uma rápida configuração no seu GDOOR, incluindo o acesso do contador por exemplo.
E pronto! Muito fácil, não é mesmo?
A partir deste momento você não se preocupa mais com nada, é só faturar!
Após a conclusão de cada venda, o arquivo XML correspondente será enviado automaticamente para a nuvem.
Quais arquivos serão enviados?
Sabemos que todo documento fiscal da sua empresa é de extrema importância, por isso o armazenamento e envio automático dos arquivos não se limita apenas aos XML de venda, confira a lista completa:
- NF-e de compra;
- NF-e de venda;
- NFC-e;
- CF-e via SAT para o estado de SP;
- CF-e via MFE para o estado do CE;
- SPED;
- Sintegra.
Armazenamento seguro
Armazenar os arquivos no computador ou pen drive, por exemplo, não é nada seguro, pois além de ocuparem um grande espaço, podem ser facilmente corrompidos ou perdidos (lembre-se dos 5 anos de guarda).
Com o GCONTÁBIL, os arquivos da sua empresa ficarão armazenados em servidores externos confiáveis, de forma segura e organizada, separados conforme o status da venda: autorizadas, canceladas…facilitando qualquer consulta futura.
Compartilhamento e acesso do contador
O GCONTÁBIL foi desenvolvido para facilitar a dinâmica de envio e recebimento dos arquivos XML e fiscais, proporcionando mais comodidade aos usuários GDOOR e seus contadores.
Utilizando a solução, o usuário não precisará mais enviar os arquivos mensalmente ao contador, eles seguirão automaticamente na conclusão de cada venda e o contador poderá acessá-los em tempo real, de onde estiver.
A contabilidade terá acesso ao painel web da solução (página na internet), onde poderá cadastrar seus contadores e as empresas vinculadas a ele, desta forma, todos os clientes que utilizam a solução ficarão centralizados no mesmo painel.
Com isso, basta o contador logar no painel através de seu login e senha, selecionar na lista a empresa que deseja consultar e os arquivos estarão disponíveis para visualização e download.
Achou tudo fácil demais?
Com o GCONTÁBIL é assim mesmo.
Quer saber mais?
Confira abaixo no vídeo GNEWS_DEV tudo sobre a tecnologia por trás desta solução incrível e a data de lançamento, com o desenvolvedor responsável Shelmo Lucas Baches e Marcelo Stivanello.
