Gestão do tempo

Conheça os sete passos para melhorar a gestão do tempo e a produtividade dos seus funcionários de maneira prática.

Você também acha que o dia deveria ter mais de 24 horas? Gostaria de ter a gestão do tempo de trabalho da sua equipe nas mãos? O conteúdo que você vai ler agora, trata exatamente desta questão que tira o sono de muitos gestores de empresas de todos os tamanhos.

O primeiro passo você já deu, que foi o de abrir este texto! Agora, vai conhecer outros sete que podem ser aplicados no seu negócio. Curioso? É só continuar a leitura!

1. Entenda qual é o ritmo da sua empresa

Se você não entende de fato o atual momento da sua empresa, fica mais difícil fazer a gestão do tempo. Em contrapartida, após pensar nisso, tenho certeza de que não vai querer impor um ritmo acelerado de startup em uma empresa tradicional e resistente a mudanças e sugestões de funcionários.

Do mesmo modo, não vai desacelerar uma equipe acostumada a trabalhar em ritmo mais intenso, como é o caso das startups. Nelas, inclusive, os funcionários precisam estar aptos a realizar atividades que podem ser mais abundantes.

Ao conhecer o ritmo da sua empresa, você terá maior controle sobre a produtividade e gestão do tempo da equipe, exigindo dela esforços de acordo com o progresso do negócio.

2. Mire seus esforços na solução de problemas em equipe

É comum que problemas complexos caiam sobre um único funcionário, o que acaba protelando a solução e eliminando sugestões do restante da equipe. Na sua empresa, isso também acontece? É só você que resolve os problemas mais sérios?

Que tal expor o problema para outros colaboradores que possam ajudar? Sugestões, ideias e soluções podem aparecer da equipe e minimizar o tempo gasto com isso. A participação em decisões estimula os funcionários e promove melhores resultados na gestão do tempo e para a empresa em geral.

3. Padronize os processos internos

Funcionários que trabalham cada um à sua maneira, não permitem que a empresa tenha um padrão de produção ou vendas. Com isso, os resultados que uma pessoa alcança, pode acabar sendo bem diferente dos conquistados por outra.

Padronizar os processos internos é uma maneira efetiva de aumentar a produtividade da equipe e melhorar a gestão do tempo. Para atingir essa meta, troque informações com os funcionários e procure extrair as boas ideias e sugestões.

No final das contas, em função de atividades que precisam ser cumpridas por todos, basta replicá-las de acordo com o que foi definido.

4. Experimente o home office

Dependendo do ramo da sua empresa, trabalhar em casa pode ser uma ótima solução para a gestão do tempo. Funcionários com funções que podem ser realizadas por meio do computador, sem que para isso seja necessário estar na empresa, podem trabalhar em casa, poupando o tempo (e dinheiro) do deslocamento, intervalos e outras questões estruturais.

Várias empresas tem adotado o “home office” com funcionários que rendem mais em casa. Não precisa, por exemplo, manter toda a sua equipe fora do local do seu negócio, mas aqueles que darão conta das atividades dentro de casa. Além disso, também não é necessário que isso aconteça todos os dias. Você pode definir os melhores dias com a sua equipe.

5. Invista em um software de gestão

Investimento baixo, perto do retorno em tempo e produtividade que o seu negócio vai ter! Um software de gestão qualificado, com os inúmeros procedimentos que uma empresa precisa fazer, é capaz de controlar tudo em um mesmo lugar, acabando de vez com a procura de dados, arquivos e informações de clientes e fornecedores.

As suas obrigações fiscais, comerciais, fluxo de caixa, funções administrativas e outros tantos processos serão muito menos trabalhosos. Então, investir em um software de gestão vai melhorar demais a sua gestão de tempo.

6. Antecipe os problemas do seus clientes

Como assim? Caso a sua empresa ofereça um produto ou serviço que pode gerar dúvidas ou que os clientes tenham de entrar em contato com o suporte, você pode oferecer canais que contenham as respostas para as questões mais comuns.

Dá para criar manuais, vídeos, FAQs e materiais de apoio. Assim, você poupa o tempo de funcionários que estariam respondendo as mesmas questões que estão ali descritas.

7. Tome cuidado com funcionários “multitarefas”

Toda empresa tem aquele funcionário que faz inúmeras tarefas, não é? Apesar de muita gente acreditar que isso seja um sinal de proatividade, e que esse colaborador consegue dar conta de tudo, todos os dias, as coisas não são bem assim. O nosso cérebro não está alinhado com esse conceito de “multitarefa”.

Um estudo feito pela American Psychological Association destaca que essa prática reduz em até 40% a produtividade. A alternância entre várias atividades acaba comprometendo o foco, eleva o estresse e a fadiga mental.

 

Os sete passos que você acabou de ler são práticos e qualquer empresa pode adotar a maioria. Algumas, todos eles! A melhor gestão do tempo terá muito a acrescentar na produtividade e lucros do seu negócio.