Como está o fechamento do mês na sua empresa? Que tal uma ajudinha? Entenda como manter o controle da empresa fazendo um fechamento de mês mais assertivo.
Fazer o fechamento do mês, em muitos casos, é um pesadelo: desencontro de informações, papéis espalhados, entradas e saídas do caixa que você não sabe de onde vieram e por aí vai! A falta de controle da empresa, que nem todo gestor admite, acontece bastante em função destes fatores.
O período dispõe de preparação para os pagamentos e corresponde a uma época de fechamento de caixa, portanto, ao se tratar de finanças, é essencial ter atenção redobrada para não cometer erros graves.
Manter o controle da empresa e ter um fechamento de mês mais assertivo também é um desafio, disso você já sabe. Mas, com algumas medidas práticas, que você vai ler agora, isso pode ser superado. Confira!
Mantenha um fluxo de caixa
Comece pela base! Ao pensar no fluxo de caixa, especialmente em como ele será estruturado, você estará dando início ao processo para ter o controle da empresa e um fechamento de mês mais assertivo. Logo, vai ter que analisar como é a rotina do seu negócio e identificar o que está errado:
- Estão faltando informações?
- Os lançamentos acontecem na hora certa?
- Há algum setor que seja o gargalo para as informações financeiras?
Uma visão ampla do seu negócio é decisiva para poder corrigir os erros. Deste modo, o fluxo de caixa deve estar bem estruturado e pronto para as situações financeiras.
Registre todas as entradas e saídas
Adote essa prática como um hábito diário! Não importa o valor que entrou ou saiu da empresa, tudo precisa ser devidamente registrado e de maneira detalhada. Para isso, é importante organizar as informações em categorias e especificar dados que vão lhe ajudar na hora de fechar o mês.
Ter entradas e saídas bem organizadas e detalhadas também colabora para a emissão de relatórios — os gestores da empresa agradecem!
Faça a movimentação financeira diariamente
Acumular movimentações financeiras é um dos erros mais graves em relação ao controle da empresa. Isso porque, além de ser um empecilho para o fechamento de mês, ocasiona alguns riscos desnecessários, como a perda de algum pagamento que não vai aparecer no fluxo de caixa.
Para evitar esse problema, o ideal é fazer as movimentações financeiras diárias, preferencialmente em dois momentos: pela manhã e no final do dia. Assim, independente do número de movimentações da sua empresa, a medida reduzirá bastante os trabalhos (e retrabalhos) no fechamento de mês, eliminando ainda as situações mais adversas.
Outro ponto interessante é que com as informações lançadas diariamente, os gestores poderão analisar os dados a qualquer momento.
Organize os documentos por datas e categorias
Manter os documentos organizados poupa tempo e dinheiro! Reúna as notas fiscais, comprovantes de impostos pagos, recibos de pagamentos trabalhistas, arquivos digitais e os demais documentos, em categorias e divididos por datas.
A organização, seja para o envio ao contador ou para armazenar no arquivo da sua empresa, vai facilitar a vida dos gestores e demais responsáveis pelo fechamento de mês.
Utilize um software para manter o controle da empresa
A tecnologia está aí para lhe ajudar a manter o controle da empresa e fechar o mês com mais tranquilidade! No mercado, existem opções muito eficientes de softwares para a gestão de empresas, como a sua. Você não precisa — e nem deve — utilizar planilhas para tudo. Como sabemos, os números podem não ser tão precisos assim, o que vem a prejudicar o fechamento de mês e outros pontos bem importantes do seu negócio.
Existem soluções em sistemas para pequenas, médias ou grandes empresas. Tudo depende das suas necessidades, que devem, inclusive, serem respeitadas pela empresa de software escolhida.
No final do mês, você vai perceber que o investimento foi pequeno, em comparação aos benefícios e agilidade com que o controle da empresa e fechamento de caixa é feito.
Através de algumas mudanças, por sinal pequenas, e boas práticas diárias, você terá o controle da empresa e um fechamento de mês muito mais eficiente e simplificado. Para isso, não esqueça de organizar o fluxo de caixa, registrar todas as entradas e saídas financeiras — além de observá-las diariamente, organizar os documentos e buscar um software de gestão qualificado.
